De administratie organiseren: insourcen of uitbesteden?

Om schoolbesturen te ondersteunen bij de afweging en om een goed gesprek met aanbieders te faciliteren, heeft de PO-Raad Infinite Financieel verzocht een afwegingskader op te stellen. Wat zijn de voordelen van insourcen? Of waarom zou u juist moeten kiezen voor uitbesteden? In het afwegingskader vindt u het antwoord op deze vragen. Wij zetten een aantal belangrijke punten op een rijtje.

Insourcen, in eigen beheer
Als u ervoor kiest om de administratie te insourcen heeft u volledige zeggenschap over de manier waarop de administratie wordt ingericht, de uitvoering ervan en wanneer er managementinformatie wordt verstrekt. Andere voordelen van insourcen zijn:

  • Zelf de keuze voor software die aansluit op uw situatie
  • Makkelijker en sneller meer maatwerk in rapportages mogelijk
  • De kwaliteit van de administratieve medewerkers in eigen hand

Naast de voordelen zijn er ook een aantal kanttekeningen. Zelf de administratie beheren betekent tijd en kennis investeren in de inrichting van uw administratie. En dit gedurende het hele jaar, ook in de schoolvakanties. Om ervoor te zorgen dat de administratie op orde is, moet de administratieve eenheid beoordeeld worden. Dit vereist op z’n beurt een zekere deskundigheid bij het management.

Als dit niet in uw situatie past, heeft u ook de keus om de administratie uit handen te geven.

Uitbesteden, naar een administratiekantoor
Administratie voeren is niet uw core-business. Om deze reden alleen al kiezen sommige schoolbesturen ervoor om de administratie uit te besteden. Een groot voordeel is dat bij een uitbesteding de zorg voor zaken zoals de aanschaf van soft- en hardware, databeveiliging en huisvesting niet bij het schoolbestuur ligt. Daarbovenop komen andere voordelen zoals:

  • Geen vereiste voor specifieke expertise in huis
  • Gewaarborgde continuïteit van de administratie
  • Het niet zelf hoeven bijhouden van veranderende wet- en regelgeving

Maar ook hier zijn er zaken waar u rekening mee moet houden, net zoals bij het insourcen van de administratie. Als u de administratie uitbesteedt is de informatie die u direct beschikbaar heeft niet altijd up-to-date. Systeemtechnisch worden mutaties soms ‘s nachts verwerkt en zijn deze de volgende dag pas zichtbaar. Ook is het zo dat een administratiekantoor meerdere klanten heeft. De medewerkers en expertise die zich daar bevinden deelt u met hun andere klanten. Ten slotte is het goed om er rekening mee te houden dat u uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor de juistheid en aanlevering van gegevens richting de overheid.

Als u door deze zaken bent gaan twijfelen tussen het insourcen of uitbesteden, is er nog een derde optie: de administratie gedeeltelijk in eigen beheer en gedeeltelijk uitbesteden.

Gedeeltelijk in eigen beheer, gedeeltelijk uitbesteed
Er zijn meerdere varianten om de administratie gedeeltelijk uit te besteden en gedeeltelijk in eigen beheer te houden:

  • In eigen beheer met eventueel ondersteuning van gespecialiseerde dienstverleners
  • In eigen beheer met back-upservice van een onderwijsadministratiekantoor in geval van calamiteiten
  • De dagelijkse boekhouding voor eigen rekening in het systeem van het onderwijsadministratiekantoor.

In het laatste geval verzorgt het onderwijsadministratiekantoor de jaarrekening.

Indien u ervoor kiest om de administratie gedeeltelijk in eigen beheer te houden en gedeeltelijk uit te besteden is het vooral belangrijk dat u zorgt voor een goede communicatie met het administratiekantoor.

Staan de zaken waar u tegenaan loopt niet in dit artikel? In het volledige afwegingskader onderwijsadministratie vindt u andere punten die ook van toepassing zijn voor een uiteindelijke keuze. Welke keuze u ook maakt – insourcen, uitbesteden, of allebei – houdt er rekening mee dat er altijd kennis van financieel management binnen het schoolbestuur zal moeten zijn.

2016-12-16T14:43:17+00:00 Marktnieuws|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter