Aloysius Stichting 2017-01-16T11:37:36+00:00
“Geheel ‘in control’ zoals de politiek dat wenst.”
Peter Janssen, beleidsmedewerker Financiën Aloysius

Aloysius Stichting

ICT en het onderwijs gaan niet altijd makkelijk samen. Maar naarmate leerlingen zelf steeds meer kiezen voor digitalisering, haakt het onderwijs daarop in. Zo ook de Aloysius stichting.

Onder de Aloysius stichting vallen 20 scholen, verdeeld over maar liefst 59 locaties. Sinds de oprichting in 1891 werkt Aloysius met sociaal-emotioneel zwakkere jongeren. Dagelijks zetten zij zich in “voor hún toekomst”, maar Aloysius heeft ook een duidelijk toekomstbeeld voor zichzelf. “Wij gaan nu mee met de trend, maar in de toekomst willen wij vooroplopen in de maatschappelijke trend van digitalisering.”

Toen vanuit de politiek een roep kwam om meer grip op uitgaven in het onderwijs, was de stap naar digitalisering snel gemaakt. Beleidsmedewerker Financiën Peter Jansen kwam aan het begin van deze verandering te werken bij de Aloysius stichting.

Via de administratie bestellen
“Als er iets besteld moest worden, ging dat altijd via de administratie op de school zelf”, vertelt hij. “Zij keken in de catalogus van de leverancier en plaatsten een bestelling via de telefoon. Of soms kon dat al via een webshop. Ook nam de administratie de bestelling in ontvangst, waarna zij de factuur boekten. Eens per week bundelden alle administraties hun de kas- en bankboek gegevens en ging dat per post naar de centrale administratie.”

Dit was het eerste administratieve proces dat Aloysius digitaliseerde. “We gebruikten Kas & Pas als een test. Door met eenvoudige processen te beginnen, zie je wat de administratie aankan. Zij werken nu nauwkeuriger, omdat ze in ProActive werken met duidelijke omschrijvingen, in plaats van grootboeknummers.”

Eerst de kassen digitaliseren, dan de rest
De factuurverwerking was de tweede stap, daar is iets meer administratieve kennis voor nodig. “Alhoewel wij ons richten op de volledigheid van het proces en niet op tijdsbesparing, is de doorlooptijd van inkoopfacturen met ProActive gehalveerd. Zodra een factuur binnenkomt, registreert de administratie dat in het systeem.”

Voor nu ligt de focus op de derde stap: het digitaliseren van de inkoop, het contractbeheer en de daaruit voortvloeiende verplichtingen. “Onze contracten lagen in mappen op de scholen zelf. Tegen de tijd dat er een factuur binnenkwam was het te laat om het contract op te zeggen.” Met de automatische melding die zij nu krijgen bij het naderen van de einddatum, hebben zij dit probleem niet meer.

Hierna is Aloysius aangekomen bij de laatste stap in het digitaliseringsproces: de onkostendeclaraties. Wanneer ook deze procedure digitaal verloopt, hebben zij een volledig digitaal purchase-to-pay proces en zijn zij geheel “in control” zoals de politiek – en Aloysius zelf – dat wenst.

Facts & Figures

  • 12.500 inkomende facturen op jaarbasis

  • Afname doorlooptijd facturen van 50%

  • 20 scholen, 59 locaties

  • Financieel pakket AccountView
Contact opnemen