Claus 2017-02-20T11:53:18+00:00
“We hebben overzicht over het volledige proces en kunnen neerdalen en inzoomen op details.”
Lesly Harris, hoofd Financiële administratie Claus Hotel & Event Center

Claus Hotel & Event Center

Sinds 2003 ligt er bij Claus Hotel & Event Center een plan om de factuurverwerking te digitaliseren. Digitaal is sneller en beter, want tijd besparen is geld besparen. In acht jaar tijd kwamen er wel 15 leveranciers langs om hun software te presenteren, sommige zelfs meerdere keren. Maar de directie wilde eerst de kat uit de boom kijken.

“IT-oplossingen die nog in hun kinderschoenen staan hebben vaak last van kleine foutjes. De directie wilde eerst dat deze verholpen werden, alvorens wij eraan begonnen”, vertelt Lesly Harris, hoofd Financiële administratie. “Toen de directie overstag was, gaf ik onze wensen en eisen een concretere vorm:

  • een koppeling met Exact Globe
  • zelf workflow inrichten
  • meer overzicht op factuurstatus
  • en een korte doorlooptijd.”

Van alle leveranciers was ProActive toentertijd de enige leverancier met de optie om zelf de workflow in te richten. Degene die facturen invoert hoeft dan niet dezelfde persoon te zijn die de factuur boekt. Hier kan de klant een ander de rechten voor geven. Aangezien ProActive de enige was die aan de wensen voldeed, was de keuze snel gemaakt.

“Hadden we maar niet gewacht”
“We waren onderbezet, dus hebben wij het plan wederom laten liggen. Toen wij er klaar voor waren het implementatietraject in te gaan, kregen we van ProActive het nieuws dat er een webservice in de nieuwe update zat. Met deze webservice exporteer je met één druk gegevens naar Exact Globe. Nog iets langer wachten kon geen kwaad. Ik dacht dat een nieuw systeem veel werk zou zijn, dus dat wachten verstandig was. Het moet natuurlijk wel goed gebeuren. Toen we het implementatietraject ingingen, kwam ik erachter dat het eigenlijk heel eenvoudig en snel gaat. Als ik dat vanaf het begin af aan wist, had ik niet gewacht.”

Lesly was de enige medewerker die een training kreeg. Dit zorgde voor discussies op de werkvloer. “Collega’s waren het er niet mee eens dat zij zonder training in een nieuw systeem moesten werken. Ik beloofde persoonlijk bij iedereen langs te gaan, zodra zij hun eerste ProActive e-mail ontvangen hadden. Binnen een week had ik dat klusje geklaard.”

Dezelfde workflow, alleen sneller
Nu zij ProActive gebruiken, hanteert Claus nog steeds dezelfde workflow: van de afdeling Inkoop naar de budgethouders naar de general managers. Soms zit daar nog een medewerker tussen met een duo-verantwoordelijkheid. Uiteindelijk komt de factuur weer terug bij de financiële administratie, zodat zij kunnen betalen. “Nu verloopt het gehele proces digitaal. Toen wij het fysiek deden zaten we met papieren rompslomp. En met al die tussenpersonen raak je wel eens een factuur kwijt.

Helikopterview
We beschikken nu over een helikopterview. We hebben overzicht op het volledige proces en kunnen neerdalen en inzoomen op details. Zonder ProActive zou ik gek worden. Ik heb het pakket eigenlijk ook nooit kunnen missen, maar het toch lang zonder moeten doen. Iedereen maakt gebruik van het overzicht. Ik krijg nu veel minder vragen, waardoor het niet hoeven controleren een enorme tijdsbesparing oplevert.

Het enige dat ik nu nog mis, is een betaalstatus in ProActive. Ik krijg nu nog de vraag of een factuur al betaald is.” Lesly was blij om te horen dat dit een functionaliteit is die binnen een aanzienlijke tijd beschikbaar is.

Facts & Figures

  • ProActive Factuurverwerking

  • 7.500 inkomende facturen op jaarbasis

  • Financieel pakket Exact Globe
Contact opnemen

Claus Hotel & Event Center

Facts & Figures

  • ProActive Factuurverwerking

  • 7.500 inkomende facturen op jaarbasis

  • Financieel pakket Exact Globe

Sinds 2003 ligt er bij Claus Hotel & Event Center een plan om de factuurverwerking te digitaliseren. Digitaal is sneller en beter, want tijd besparen is geld besparen. In acht jaar tijd kwamen er wel 15 leveranciers langs om hun software te presenteren, sommige zelfs meerdere keren. Maar de directie wilde eerst de kat uit de boom kijken.

“IT-oplossingen die nog in hun kinderschoenen staan hebben vaak last van kleine foutjes. De directie wilde eerst dat deze verholpen werden, alvorens wij eraan begonnen”, vertelt Lesly Harris, hoofd Financiële administratie. “Toen de directie overstag was, gaf ik onze wensen en eisen een concretere vorm:

  • een koppeling met Exact Globe
  • zelf workflow inrichten
  • meer overzicht op factuurstatus
  • en een korte doorlooptijd.”

Van alle leveranciers was ProActive toentertijd de enige leverancier met de optie om zelf de workflow in te richten. Degene die facturen invoert hoeft dan niet dezelfde persoon te zijn die de factuur boekt. Hier kan de klant een ander de rechten voor geven. Aangezien ProActive de enige was die aan de wensen voldeed, was de keuze snel gemaakt.

“Hadden we maar niet gewacht”
“We waren onderbezet, dus hebben wij het plan wederom laten liggen. Toen wij er klaar voor waren het implementatietraject in te gaan, kregen we van ProActive het nieuws dat er een webservice in de nieuwe update zat. Met deze webservice exporteer je met één druk gegevens naar Exact Globe. Nog iets langer wachten kon geen kwaad. Ik dacht dat een nieuw systeem veel werk zou zijn, dus dat wachten verstandig was. Het moet natuurlijk wel goed gebeuren. Toen we het implementatietraject ingingen, kwam ik erachter dat het eigenlijk heel eenvoudig en snel gaat. Als ik dat vanaf het begin af aan wist, had ik niet gewacht.”

Lesly was de enige medewerker die een training kreeg. Dit zorgde voor discussies op de werkvloer. “Collega’s waren het er niet mee eens dat zij zonder training in een nieuw systeem moesten werken. Ik beloofde persoonlijk bij iedereen langs te gaan, zodra zij hun eerste ProActive e-mail ontvangen hadden. Binnen een week had ik dat klusje geklaard.”

Dezelfde workflow, alleen sneller
Nu zij ProActive gebruiken, hanteert Claus nog steeds dezelfde workflow: van de afdeling Inkoop naar de budgethouders naar de general managers. Soms zit daar nog een medewerker tussen met een duo-verantwoordelijkheid. Uiteindelijk komt de factuur weer terug bij de financiële administratie, zodat zij kunnen betalen. “Nu verloopt het gehele proces digitaal. Toen wij het fysiek deden zaten we met papieren rompslomp. En met al die tussenpersonen raak je wel eens een factuur kwijt.

Helikopterview
We beschikken nu over een helikopterview. We hebben overzicht op het volledige proces en kunnen neerdalen en inzoomen op details. Zonder ProActive zou ik gek worden. Ik heb het pakket eigenlijk ook nooit kunnen missen, maar het toch lang zonder moeten doen. Iedereen maakt gebruik van het overzicht. Ik krijg nu veel minder vragen, waardoor het niet hoeven controleren een enorme tijdsbesparing oplevert.

Het enige dat ik nu nog mis, is een betaalstatus in ProActive. Ik krijg nu nog de vraag of een factuur al betaald is.” Lesly was blij om te horen dat dit een functionaliteit is die binnen een aanzienlijke tijd beschikbaar is.

Contact opnemen
Terug naar Cases