CSG Liudger 2017-01-16T11:40:48+00:00
Na goed overwegen van de kosten en baten en referentiebezoeken,
was CSG Liudger overtuigd van purchase-to-pay software.

CSG Liudger

Regelmatig werd de Christelijke Scholengemeenschap (CSG) Liudger benaderd door Purchase-to-Pay software leveranciers, waaronder ook ProActive. Nog niet overtuigd van de baten van de software, sloegen zij de aanbiedingen keer op keer af. Een paar jaar later introduceerde ProActive een vernieuwde versie. Deze versie van ProActive Software sprak CSG Liudger wel aan.

CSG Liudger is een brede, christelijke scholengemeenschap met vijf locaties voor voortgezet onderwijs in Friesland. Op één van deze locaties zit tevens de financiële administratie. Hier houden zij zich bezig met de begroting, crediteuren, inkoopfacturen en andere boekingen. Halbe van der Wal vertelt als hoofd Financiële administratie over dit keerpunt.

“Een paar jaar geleden verliep de factuurverwerking nog via de post. Facturen kwamen binnen op verschillende locaties. De besteller tekende als eerst voor ontvangst, daarna ging de factuur door naar de budgethouder. Soms zat er nog een beoordelaar tussen, dan waren er drie handtekeningen nodig. Vervolgens werd de factuur naar de locatiedirecteur gestuurd om uiteindelijk bij ons op de financiële administratie te belanden. In totaal nam dit vijf tot tien dagen in beslag.”

Hoewel de doorlooptijd van de facturen een heikel punt was, was CSG Liudger nog niet overtuigd van de voordelen van de purchase-to-pay software die zij tot nog toe hadden gezien. Wel zette het hen aan het denken. Na goed overwegen van de kosten en baten, is de knoop doorgehakt en besloten om tot aanschaf over te gaan.

Vriendelijkheid en gemak
“Er zijn meerdere organisaties langsgekomen om een demonstratie te geven. De twee meest geschikte pikten wij eruit om mee verder te gaan. Tijdens de referentiebezoeken zagen wij hoe eenvoudig ProActive in de praktijk werkt. Wij waren op zoek naar zeer gebruiksvriendelijke software. Als iedereen ermee kan werken, is het draagvlak vanzelfsprekend groter. Het was die gebruiksvriendelijkheid van het duidelijk ingerichte systeem én de gesprekken met de accountmanager waardoor wij voor ProActive kozen. Het gaat natuurlijk niet alleen om de software zelf, maar ook om de mensen waarmee je te maken hebt.

De implementatie verliep soepel. Na de training ging CSG Liudger zelf aan de slag met ProActive. “Onze ProActive gebruikers zijn de locatie directeuren, collega’s van het bestuur, het hoofd Facilitaire dienst, het hoofd ICT en natuurlijk ook onze bestellers. Wij waren vrij snel gewend aan de overstap van papier naar digitaal, al dachten sommige collega’s dat de herinneringsmail SPAM was.”

Bijna alle facturen komen centraal binnen. De helft van de facturen komt rechtstreeks in de digitale inbox binnen. De paar facturen die nog op locatie binnenkomen, worden ingescand en naar de financiële administratie gestuurd. Daarna gaan ze door naar het financieel pakket AFAS voor de betaling. Al met al heeft een factuur nu een doorlooptijd van minder dan vijf dagen.

Naast de dagelijkse facturen, heeft CSG Liudger ook te maken met bijzondere facturen. “De facturen van de energieleverancier verdelen wij over meerdere kostenplaatsen. Dit doen wij wanneer ze richting de tekenbevoegde gaan. Ook hebben wij facturen die we over meerdere periodes verdelen; facturen voor de Besturenraad bijvoorbeeld. Hiervoor betalen we een x bedrag per leerling per leerjaar.”

Een half FTE minder
CSG Liudger koos voor ProActive omdat zij de doorlooptijd van facturen wilden verminderen door het proces op een praktische manier te digitaliseren. Waar zij niet op hadden gerekend, maar wat een zeer gunstig bij-effect was, is dat zij nu met een half FTE minder werken. En dat is niet het enige positieve bij-effect. “Ik merk dat onze budgethouders kritischer zijn en met een andere blik naar de facturen kijken. Het komt vaker voor dat zij aan de codering opmerken dat de factuur voor een andere locatie is. Dit komt doordat de facturen nu meer gespreid binnenkomen. En niet meer eens in de zoveel tijd een grote stapel die budgethouders snel doorspitten en van een handtekening voorzien.

ProActive levert concrete resultaten. Veel mensen zijn gebaat bij het vergemakkelijken van deze bedrijfsprocessen. De status van facturen is continu inzichtelijk en ik zie waarom een beoordelaar een factuur afkeurt. Ik zou niet meer terug willen naar de oude situatie.”

ProActive referentie CSG Liudger

Facts & Figures

  • ProActive Factuurverwerking

  • 10.000 inkomende facturen op jaarbasis

  • Werken met een half FTE minder

  • Financieel pakket AFAS
Contact opnemen
ProActive referentie CSG Liudger

Halbe van der Wal
hoofd Financiële administratie
CSG Liudger

“Als iedereen ermee kan werken, is het draagvlak vanzelf groter.”