Facturen kwamen binnen op één van de 11 DroomParken locaties
en moesten vervolgens met de post heen en weer voor goedkeuring.

DroomParken

DroomParken ontwikkelt en beheert al ruim 16 jaar kwalitatief hoogwaardige recreatieparken op de meest bijzondere plekken in Nederland. DroomParken beschikt over 11 recreatieparken, verdeeld over de Veluwe, Noord-Holland, de kust in Zeeland en Limburg.

Factuurstroom digitaliseren en automatiseren
Door het decentrale karakter van de organisatie bleek het factuurverwerkingsproces een tijdrovende procedure. Voordat een factuur voor betaling beschikbaar gesteld kan worden moet deze eerst zijn voorzien van een handtekening van de budgethouder. Omdat deze zich op verschillende locaties bevinden, werd de factuur via de post heen en weer gestuurd voor goedkeuring. Het spreekt voor zich dat facturen regelmatig kwijtraakten en dat de organisatie lange doorlooptijden kende. Bovendien kwamen een deel van de facturen binnen op de decentrale locaties en deels op het Shared Service Center. Deze werkwijze was voor de organisatie niet wenselijk.

Het was voor DroomParken duidelijk: digitaliseren en automatiseren van het factuurverwerkingsproces is noodzakelijk. Na een uitgebreide selectieprocedure, werd er gekozen voor de door ProActive geboden oplossing voor Factuurverwerking. Deze sloot verreweg het beste aan op de eisen en wensen van de organisatie.

Factuurverwerkingsproces geoptimaliseerd
DroomParken werkt inmiddels ruim 4 jaar met ProActive Factuurverwerking. De doorlooptijd is sindsdien sterk verminderd. Alle facturen worden nu in het Shared Service Center ontvangen en digitaal naar de budgethouders verstuurd voor goedkeuring. De medewerkers op het Shared Service Center hebben nu altijd zicht op waar een factuur zich bevindt en kunnen indien nodig tijdig bijsturen. Zoekgeraakte facturen komen nooit meer voor.

Voorregistreren van facturen
Casper Lohuis, financieel directeur vertelt over zijn ervaring met ProActive: “ProActive biedt veel flexibiliteit. Zo hebben zij een voor ons belangrijke functionaliteit, het voorregistreren van facturen, speciaal voor ons mogelijk gemaakt. Middels deze functionaliteit worden journaalposten in een vroeg stadium aangeboden aan onze financiële pakketten Multivers en Minox. Zodoende hebben wij de betalingsverplichtingen ook in beide pakketten inzichtelijk en kunnen wij de Btw-registratie vroegtijdig verwerken. Hierdoor kunnen wij altijd de juiste inschatting maken op alle te verwachten kosten en hebben wij inzichtelijk welke betalingsverplichtingen wij als organisatie zijn aangegaan.”

Procesgang verder optimaliseren d.m.v. ProActive Purchase to Pay
Om de procesgang verder te optimaliseren heeft DroomParken hun ProActive pakket uitgebreid. Zij gaan binnenkort aan de slag met de volledige purchase-to-pay oplossing. Hiermee zal DroomParken meer grip krijgen op de door de organisatie aangegane verplichtingen, voortvloeiend uit contracten en aankopen.

Door middel van de module Contractbeheer krijgen contracteigenaren tijdig een waarschuwing wanneer de einddatum van een contract nadert. Zo worden ongewenste contractverleningen voorkomen.

Via de module Inkoop kunnen eenvoudig bestellingen bij geselecteerd leveranciers worden geplaatst. Door de bestellingen door de mensen in het veld te laten verzorgen wil de organisatie meer bewustzijn creëren. De geautomatiseerde workflow in ProActive zorgt ervoor dat bestellingen eerst ter controle aan een leidinggevende worden aangeboden alvorens deze definitief bij de leverancier worden geplaatst. Dat biedt de organisatie meer grip op haar verplichtingen. Bovendien worden alle inkopen in ProActive geregistreerd. Zo heeft de financiële administratie altijd zicht op de gemaakte en te verwachten kosten.

ProActive referentie FNV

Facts & Figures

  • ProActive Purchase-to-Pay

  • 15.000 Inkomende facturen op jaarbasis
  • Financieel pakket Minox & Multivers
Contact opnemen
ProActive referentie Hampshire Hospitality

Casper Lohuis
financieel directeur
DroomParken

“Wij hebben nu inzichtelijk welke betalingsverplichtingen wij zijn aangegaan.”