Hampshire Hospitality 2017-05-11T14:03:09+00:00
29 hotels en 45.000 inkoopfacturen handmatig verwerken.
Van een tijdrovende, onhoudbare situatie naar volledig in control.

Hampshire Hospitality

Hampshire Hospitality is het fusieproduct van de hotelexploitaties en licentieorganisatie van Eden Hotel Group en Hampshire Hospitality & Leisure. 120 hotels maken deel uit van Hampshire Hospitality, waaronder 29 hotels in een eigen exploitatie. Hampshire is daarmee de grootste hotelketen in de Benelux.

Purchase to pay digitaliseren
Door de intensiviteit van de documentroom binnen Hampshire is een efficiënte verwerking hiervan noodzakelijk. Dat proces was bij Hampshire echter niet goed ingericht, met als gevolg veel fouten, veel correcties en veel te lange doorlooptijden. Het volledig digitaliseren van het proces van inkoop tot betaling zou de organisatie een enorme tijds- en kostenbesparing opleveren! Na een uitvoerig pakketselectietraject bleek de door ProActive geboden oplossing het beste aan te sluiten op de organisaties’ eisen en wensen.

Facturen zeer snel terug te vinden
De eerste stap naar een volledig gedigitaliseerd purchase to pay proces was het digitaliseren van inkoopfacturen. ProActive Factuurverwerking werd eerst 6 weken proefgedraaid in 5 hotels. De nieuwe werkwijze werd direct als prettig ervaren. Bovendien waren de eerste voordelen direct zichtbaar; minder facturen kwijt, minder fouten tijdens het boeken en een snellere, geautomatiseerde workflow. De allergrootste tijdsbesparing wordt behaald uit het terugzoeken en verwerken van facturen.
Om een nog grotere efficiencyslag te slaan heeft Hampshire met de top 15 leveranciers afgesproken facturen enkel digitaal via de postbus te ontvangen. Dat heeft ervoor gezorgd dat 90% van de facturen digitaal worden ontvangen en deze dus nóg sneller kunnen worden verwerkt in ProActive.

Factuurmatching
Nadat de module Factuurverwerking in de gehele organisatie was uitgerold, was het tijd voor de volgende stap: namelijk het stroomlijnen van het inkoopproces door middel van ProActive Inkoop. Het mooie van ProActive is dat beide processen, factuurverwerking en inkoop, met elkaar worden verbonden. Het systeem signaleert en matcht inkomende facturen automatisch met de bijbehorende, goedgekeurde inkooporder en de levering. Deze worden vervolgens automatisch afgeboekt en klaargezet voor betaling. Voorheen moesten de medewerkers papieren inkooporders en facturen in archiefkasten terugzoeken om deze te controleren. Nu wordt dit automatisch door ProActive opgevangen. Dat scheelt enorm veel tijd!

Samenwerking voelt als partnership
Joost Peeperkorn concludeert: “Dankzij ProActive is er meer borging van het proces, alles wordt namelijk digitaal vastgelegd. Daarnaast zijn wij erg tevreden over de door ProActive geboden service. Lopende zaken worden zeer snel en accuraat opgepakt. ProActive doet hun naam eer aan!”

ProActive referentie Hampshire Hospitality

Facts & Figures

  • ProActive Purchase-to-Pay

  • 45.000 Inkomende facturen op jaarbasis
  • Ontvangt 90% van facturen digitaal
  • Financieel pakket AccountView
Contact opnemen
ProActive referentie Hampshire Hospitality

Joost Peeperkorn
Financieel directeur
Hampshire Hospitality

“We verwerken nu 90% van de facturen digitaal. Dat is een enorme tijdwinst.”