INOS 2017-01-16T11:48:06+00:00

INOS

“Het werken met een nieuwe module doen onze medewerkers met twee vingers in de neus.”
Ad Winters, senior beleidsmedewerker Financiën

Facturen verwerken van 35 verschillende locaties. Zelfs met de hulp van een administratiekantoor dat hierin gespecialiseerd is, blijft het een complex proces. Ad Winters, senior beleidsmedewerker Financiën bij INOS, wilde hier verandering in brengen en ging op zoek naar een oplossing die INOS grip gaf op de eigen administratie.

INOS is de naam van Stichting Katholiek Onderwijs Breda. Zij beheren 29 scholen en twee kenniscentra en hebben nog vier andere locaties. Op alle locaties zit een administratief medewerker die de facturen van de locatie verwerkt. Daarnaast zijn er 26 directeuren die de autorisatie hebben over deze facturen. De centrale administratie is de plek waar de medewerkers in de breedste zin van het woord de ondersteuning doen. Financieel, maar ook op het gebied van HRM. Op alle vakgebieden hebben zij twee specialisten.

Een doorlooptijd van vier weken
Tot en met 2012 had INOS een administratiekantoor dat hen hielp bij de administratieve taken, zoals factuurverwerking. Omdat het versturen van facturen nog via de post ging, was er een doorlooptijd van drie tot vier weken. De factuur ging:

  • van de administratief medewerker naar het administratiekantoor;
  • na het inscannen en de crediteurenadministratie terug naar de administratief medewerker;
  • na het coderen en omschrijven naar de directeur;
  • na het fiatteren terug naar het administratiekantoor voor het betaalproces.

“De lange doorlooptijd was op zich al genoeg reden om een alternatieve werkwijze te zoeken, maar het gebrek aan inzicht in de eigen administratie was afdoende”, vertelt Ad. “Wij konden geen betrouwbare, correcte informatie verstrekken aan de directeuren en het bestuur. We hadden totaal geen grip op onze eigen financiën.

We wilden een ander administratiekantoor inschakelen, maar zij waren technisch net zo ver als het administratiekantoor waar wij al zaten. Samen met een ICT-collega en een collega van de crediteurenadministratie zijn we aan tafel gaan zitten met een adviesbureau.

Daar adviseerde onze consultant AFAS. Hier konden wij een groot gedeelte van de factuurverwerking zelf beheren, maar op den duur wilden we meer. We gingen opnieuw met het adviesbureau om tafel. Na dit gesprek gingen wij samen met AFAS en onze consultant in gesprek met drie kandidaten, waaronder ProActive.”

Tijdens het gesprek met het adviesbureau had INOS drie duidelijke wensen: geen papieren facturen meer hoeven te bewaren, fiatteren in het nieuwe programma en niet in AFAS en het programma moest webbased zijn.

ProActive voor nu en in de toekomst
“Wij kozen voor ProActive, omdat de modules die wij zochten al ontwikkeld zijn. Ook zagen wij een aantal modules dat wij in de toekomst willen gebruiken. De bewezen goede koppeling met AFAS was de kers op de taart.

Vanaf het moment dat wij besloten met ProActive te gaan werken, ging alles vrij snel: de implementatie en het werken met de sofware. Binnen twee weken waren wij op de centrale administratie al gewend aan de software. Op onze andere locaties ging het ook snel, afhankelijk van het aantal facturen dat zij per week verwerken. Onze administratieve krachten zijn uiterst enthousiast, vooral over de notificatie via de mail. Grandioos vinden zij dat.”

Geen herinneringen meer
Inmiddels werkt INOS al bijna drie jaar met ProActive Software. “Nu wij met ProActive werken, hebben wij direct betrouwbare informatie beschikbaar voor onze directeuren en het bestuur. De doorlooptijd van facturen is met 60 tot 70% afgenomen! Ons betaalproces is zo snel, dat wij bijna geen herinneringen meer ontvangen.

“Na een jaar kozen wij ervoor om ons pakket aan te vullen met de Kas & Pas module. De implementatie daarvan was eveneens een rimpelloos traject! Het werken met een nieuwe module doen onze medewerkers met twee vingers in de neus.”

Facts & Figures

  • 10.500 inkomende facturen op jaarbasis

  • Ontvangt 90% van facturen digitaal
  • Financieel pakket AFAS

Contact opnemen