Via de interne post facturen rond 20 locaties versturen.
Een tijdrovend proces met lange doorlooptijden als gevolg.

Nova College

Het Nova College verzorgt Middelbaar Beroepsonderwijs voor meer dan 12.000 leerlingen in de regio IJmond, Haarlem, Haarlemmermeer en Amstelveen.

Gebruiksvriendelijk en praktijkgericht
Het automatiseren van secundaire processen is een steeds vaker besproken onderwerp binnen onderwijsinstellingen. Omdat daar nog vaak veel winst te halen is. Dat gold ook voor het ROC Nova College. Daarom ging de organisatie op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen. ProActive stak met kop en schouders boven de concurrentie uit. Belangrijk hierin was de gebruiksvriendelijkheid. Een ander fundamenteel punt was de duidelijke procesgang en de gedegen manier om gegevens vast te leggen. Deze punten in combinatie met een duidelijk projectplan en een vast tarief waren doorslaggevend bij de uiteindelijke keuze voor ProActive.

Jaarlijks 15.000 inkoopfacturen
Sinds 2009 verwerkt ROC Nova College ongeveer 15.000 inkoopfacturen op jaarbasis. Deze worden centraal verwerkt en hebben betrekking op 20 locaties. Het handmatig verwerken van deze facturen nam veel tijd in beslag. Inkomende facturen werden via de interne post naar de hiervoor bestemde personen verzonden ter goedkeuring. Doordat deze personen zich op verschillende locaties bevinden, waren de doorlooptijden van facturen erg hoog. Bijkomend probleem was dat facturen vaak te lang bij iemand op het bureau bleven liggen of zelfs kwijtraakten. Het gevolg was dat leveranciers niet op tijd werden betaald.

Controle en inzicht op centraal niveau
Dankzij ProActive heeft ROC Nova College nu de volledige grip op het proces. Facturen worden automatisch naar de juiste tekenbevoegden verstuurd voor goedkeuring en direct verzonden naar AccountView voor betaling. Het hele procuratieproces, dat voorheen via de interne post verliep, is nu volledig gedigitaliseerd. Dat heeft geresulteerd in een snellere en efficiëntere factuurverwerking. De doorlooptijd van facturen is zelfs aanzienlijk sneller! Bovendien zijn facturen nu beter traceerbaar en beter te controleren. Saskia Bruna, Teamleider Financiële Administratie, concludeert: “We kunnen nu precies zien wie welke factuur heeft ontvangen en afgetekend en waar de factuur zich bevindt. We zijn nog geen enkele factuur, die op de financiële afdeling ontvangen is, kwijtgeraakt sinds we ze met ProActive verwerken! Dankzij ProActive hebben wij nu altijd realtime inzicht in openstaande decentrale administratieve handelingen!”

ProActive referentie Nova College

Facts & Figures

  • ProActive Factuurverwerking en Kas & Pas

  • 15.000 Inkomende facturen op jaarbasis
  • 20 verschillende locaties

  • Financieel pakket AccountView
Contact opnemen
ProActive referentie Nova College

Saskia Bruna
Teamleider Financiële administratie
Nova College

“We zijn nog geen enkele factuur kwijtgeraakt sinds we met dit systeem werken.”