Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen 2017-01-16T11:50:26+00:00
Van een niet-kloppende verplichtingenadministratie in Excel
naar een administratie die automatisch wordt bijgewerkt.

Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen

“Toen de verplichtingenadministratie in Excel niet meer aansloot op de facturen, moesten we op zoek naar een efficiënte oplossing om facturen en verplichtingen bij elkaar te brengen,” vertelt Monique van de Haar, medewerker Financiële administratie bij de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). “We hebben eerst nagedacht over wat we precies willen en zijn daarna online begonnen aan onze zoektocht. Die bracht ons bij ProActive. Inmiddels zijn we zover dat we de verplichtingsadministratie niet meer bij hoeven te werken na het afhandelen van facturen. Dat wordt automatisch gedaan.”

“Voor ProActive verliep zowel de factuurverwerking als de verplichtingenadministratie volledig handmatig. Degene die de post verwerkt nam facturen in ontvangst en stuurde die vervolgens naar de beoordelaars. Wanneer de factuur bij ons aankwam, keek ik, of één van mijn twee collega’s in het Excel-bestand naar de bijbehorende verplichting. Zo hielden we de stand van verplichting bij en controleerden we tegelijkertijd de factuur.”

Met drie medewerkers in één Excel-bestand werken bleek geen gunstige werkmethode. “Als mijn collega ziek was, of afwezig om een andere reden, wist ik niet precies waar hij gebleven was. Dan klopte de verplichtingenadministratie niet meer en had ik ook geen overzichten om aan het managementteam te presenteren, terwijl dat juist de bedoeling is van een verplichtingenadministratie.” Het moest dus anders, maar waar te beginnen?

Het begint bij Google
De NVZ begon bij Google. “Afzonderlijk gingen wij op zoek naar de mogelijkheden om verplichtingen en facturen bij elkaar te krijgen. Dan krijg je een lijst met aanbieders en sta je voor een tweede keus: bij wie vraag ik een offerte op? Na verscheidene websites bekeken te hebben, hadden we een aantal leveranciers gevonden en begon het echte vergelijken. Wat zijn de voordelen? En welke voordelen hebben het meest nut in onze situatie?”

Het selectieteam – bestaand uit Monique, de manager Bedrijfsvoering, de directie- en bestuurssecretaris, de controller en een secretaresse – vergeleek de leveranciers aan de hand van de vooraf opgestelde voorwaarden:

  • de software zorgt voor een snel en efficiënt proces
  • de software heeft opties om facturen digitaal op te slaan
  • de software koppelt facturen aan de verplichtingenadministratie
  • de software is gebruiksvriendelijk
  • de software koppelt met Exact.

Deze voorwaarden komen voort uit verschillende doelstellingen; leveranciers tijdig kunnen betalen, geen papieren facturen hoeven te bewaren en verplichtingen kunnen raadplegen tijdens het beoordelen van facturen.

Zo snel mogelijk implementeren en van start
“We vroegen offertes op bij de meest geschikte leveranciers. Na een unanieme keuze voor ProActive, wilden wij zo snel mogelijk starten. Wij vroegen of een korte implementatie mogelijk was en ontvingen een keurig overzicht met de gegevens die we moesten aanleveren. Daar hebben we met twee man aan zitten werken, waardoor de implementatie was afgerond voordat we er erg in hadden.”

“Door de snelle overstap leken we van de een op de andere minuut ineens in ProActive te werken. Na een anderhalve week was ik het al helemaal gewend. Ook onze leveranciers werken goed mee; 60% levert de facturen digitaal aan en dat worden er steeds meer. We zijn al klaar om over te stappen op XML, maar onze leveranciers beginnen te klapperen met hun oren als we daarover beginnen.”

De verplichtingenadministratie
Voor het inrichten van de verplichtingenadministratie heeft de NVZ een simpele werkwijze: grote investering, of een bijeenkomst van één van de afdelingen, voor alle uitgaven boven €1.000,- wordt een offerte aangevraagd. De administratie registreert de gekozen offerte als verplichting en koppelt dit terug aan de afdeling. Zo weet de afdeling bij elke nieuwe verplichting wat er over is van hun budget.

“Ook hebben wij per afdeling een projectenpot die wij bewaken aan de hand van verplichtingen. Momenteel hebben wij het innovatieproject lopen. Aan alle offertes die we hiervoor binnenkrijgen, hangen we een verplichting met een projectcode. Zo zien we gemakkelijk en snel welke verplichtingen allemaal bij dat project horen.”

Sturen op de toekomst
“Ik kan met zekerheid zeggen dat we ons doel volledig bereikt hebben. Iedereen werkt met gemak op de nieuwe, efficiëntere wijze. Hierdoor hebben we weer structuur in onze processen. We hebben een duidelijker beeld van het budgetverbruik dankzij ProActive Verplichtingen en hebben dus altijd de nodige informatie paraat.

Een leven zonder Verplichtingen zou mijn werk ernstig bemoeilijken. Dankzij de rapportages in ProActive kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar. Ik loop de begroting na, bekijk de rapportages en geef door welke uitgaven ze het best binnen de perken kunnen houden. Ons eerstvolgende doel is maandrapportages realiseren. Hier hebben we nu eindelijk de tijd voor.”

Facts & Figures

Contact opnemen
ProActive referentie NVZ

Monique van de Haar
Medewerker financiële administratie
NVZ

“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”