Stadsschouwburg Utrecht 2017-01-16T11:51:41+00:00
“Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug!”
Joost Kok, hoofd financiën en automatisering Stadsschouwburg Utrecht

Stadsschouwburg Utrecht

Veel organisaties zijn de lange doorlooptijden van facturen zat en gaan daarom over op gedigitaliseerde factuurverwerking. Behalve een kortere doorlooptijd zijn hier ook andere belangrijke redenen voor. Inzicht in de factuurstatus bijvoorbeeld. Dit is soms belangrijker dan een snelle verwerking. Zo ook bij stadsschouwburg Utrecht.

Stadsschouwburg Utrecht is het grootste theaterpodium in de stad. Voordat zij factuurverwerkingssoftware hadden, kwamen facturen binnen via de post. Hierna werden ze – via de interne post – naar verschillende afdelingen verstuurd om de nodige handtekeningen te verzamelen. “Met geluk waren ze met twee weken terug bij de administratie. Soms iets langer, soms iets korter”, vertelt Joost Kok, hoofd Financiën en Automatisering.

Meer efficiency is het doel
“We wilden meer efficiency en facturen niet meer kwijtraken; een volledig dossier hebben. Met een volledig dossier kan je vragen van de leverancier, of het bestuur, sneller beantwoorden. Nadat wij eenmaal de keuze maakten om ons proces te digitaliseren, hebben wij online gekeken naar een aantal aanbieders. Ook vroegen wij andere culturele organisaties naar hun ervaringen.”

Van tevoren hadden Joost en zijn collega’s van de financiële administratie een aantal doelstellingen geformuleerd waaraan ze de kandidaten zouden toetsen. Zo wilden zij de papieren workflow elimineren. En dan niet alleen intern, ook vanuit de leveranciers. Daarnaast wilden zij inzicht in de factuurstatus verkrijgen. Ze willen we de voordelen van digitalisering optimaal benutten.
“We kwamen bij ProActive uit via het Centraal Museum in Utrecht, die daar naar tevredenheid mee werken. Naast ProActive waren er twee andere kandidaten, waarvan één specifiek voor ons financieel pakket AccountView.

“ProActive is meer dan wat wij wilden”
De voorkeur ging uit naar ProActive, omdat ProActive aan alle eisen voldoet en zelfs nog meer biedt. In ProActive hebben we de keuze om de workflow zelf in te richten. Het is een heldere omgeving met een groot gebruiksgemak. Daarbovenop is ProActive aan te vullen met meerdere modules, zoals Contractbeheer en Verplichtingen. Bij de intake kregen we al een demonstratie van deze modules, maar wij wilden eerst Factuurverwerking goed beheersen. Inmiddels werken we ook met de andere modules.”

Iedereen die bij stadsschouwburg Utrecht met facturen te maken heeft, werkt in ProActive. “Iedereen die een factuur moet autoriseren, kreeg een training. Binnen een uurtje waren we gewend aan het werken met de software. Zelfs onze collega’s die geen ervaring hebben met computers zijn er blij mee.

Een volledig digitale workflow
Het werken in ProActive heeft evidente voordelen: wij hebben een volledig digitale workflow en de factuurverwerking is sneller. 85% van de facturen heeft nu een gemiddelde doorlooptijd van maximaal 10 dagen. Met facturen die een langere doorlooptijd hebben is meestal iets aan de hand. De facturen zijn zeer goed raadpleegbaar, zowel in de workflow als in het dossier. Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug.

Als ik kijk naar de verwachtingen en de realiteit, moet ik zeggen dat ProActive meer doet dan wij verwacht hadden. Naast een uitstekende zoekfunctie heeft ProActive ook duidelijke rapportages en overzichtelijke statistieken.”

Facts & Figures

  • ProActive Factuurverwerking

  • 4.000 inkomende facturen op jaarbasis

  • Financieel pakket AccountView
Contact opnemen