STWT 2017-01-16T11:52:19+00:00

Stichting Westelijke Tuinsteden

“Het kwam geregeld voor dat we de aanmaning, maar ook de factuur betaalden. Een dubbele betaling dus.”
Barend de Ruijter, hoofd Financiële administratie

Als hoofd Financiële Administratie heeft Barend de Ruijter de taak om financiële stabiliteit te verzorgen bij 15 verschillende basisscholen die 7.500 facturen op jaarbasis verwerken. Dit is één van zijn taken bij Stichting Openbaar Basisonderwijs Westelijke Tuinsteden (STWT).

Dubbele betalingen
“Onze verschillende locaties zorgden voor een complex factuurverwerkingsproces. Het resultaat hiervan waren lange doorlooptijden en aanmaningen die de schooldirecteuren niet konden herleiden. Ook kwam het geregeld voor dat wij de aanmaning, maar ook de factuur betaalden; een dubbele betaling dus,” vertelt Barend. Om dit in de toekomst te voorkomen ging de stichting op zoek naar een goede oplossing. Een oplossing die garant staat voor een efficiënter factuurverwerkingsproces.

Een oude bekende
Barend kende ProActive nog van zijn vorige werkgever, waar hij in 2014 wegging. Hij heeft altijd prettig gewerkt met ProActive en bedacht zich dat ProActive de oplossing is die de stichting nodig heeft, een gebruiksvriendelijk en webbased programma.

Sinds de implementatie van de ProActive module Factuurverwerking in juli 2014, zijn de doorlooptijden van facturen bij de onderwijsinstelling gehalveerd. Het verwerkingsproces verloopt sneller en eventuele aanmaningen worden voorkomen.
Een ander positief gevolg van het gebruik van ProActive is dat budgethouders de facturen zorgvuldiger controleren en de verwerking nauwkeuriger is. Goedgekeurde facturen worden door middel van de webservice met één druk op de knop vanuit ProActive naar Exact geëxporteerd, waarna zij klaar staan voor betaling. De webservice zorgt er tevens voor dat stamgegevens zoals crediteuren, medewerkers en kostenplaatsen, geautomatiseerd tussen beide programma’s worden uitgewisseld. Alle gegevens zijn daardoor altijd actueel.

Dankzij het archief vinden medewerkers facturen op elke locatie makkelijk en snel terug, decentraal of centraal. “Wij hebben nu al onze facturen inzichtelijk. Toen wij net begonnen met ProActive kwamen wij zelfs facturen tegen van producten die we niet meer afnamen. Dat komt nu niet meer voor!”

Invloed op de werkwijze
“Wat ik verrassend vond, is dat je ziet dat schooldirecteuren door ProActive bewuster zijn gaan handelen. Omdat ze alleen facturen zien waarvoor ze tekenbevoegd zijn, controleren zij zorgvuldiger of facturen kloppen”, zegt Barend. “Ik had dat niet verwacht. Nog geen jaar nadat wij met Factuurverwerking aan de slag gingen, kozen wij ervoor om onze ProActive aan te vullen met de modules Kas & Bank en Bankimport, zodat ook kas- en bankmutaties efficiënter worden verwerkt.”

ProActive referentie STWT

Facts & Figures

Contact opnemen