“De doelstelling was om handmatige slagen te automatiseren
en daarmee de doorlooptijd te versnellen.”
Berry Philippi, manager Finance & Control Syncasso

Syncasso

Syncasso is het resultaat van het samengaan van Groenewegen+Partners en Incassade. Syncasso is een incasso- en gerechtsdeurwaarder organisatie. Met een hoofdkantoor in Amsterdam, 7 vestigingen en ruim 350 medewerkers zijn zij verspreid over heel Nederland. Daarmee heeft deze organisatie binnen haar marktsegment een leidinggevende positie.

Complexe documentprocessen
Vanwege de omvang heeft de organisatie te maken met complexe documentprocessen, zo ook de factuurstroom. Met jaarlijks meer dan 11.000 inkomende facturen bleek de factuurverwerking een ingewikkeld en tijdrovend proces. Facturen werden voorheen geregistreerd in Otho Software. De originele factuur werd per post naar de budgethouders op verschillende locaties verzonden. Daarnaast werden ook papieren dossiers bijgehouden in een archief. Hierdoor kwam het regelmatig voor dat facturen zoek raakten of te lang in behandeling waren bij een medewerker. Om die reden ging de organisatie op zoek naar een software leverancier voor een oplossing voor digitale factuurverwerking. De prijs-kwaliteitverhouding en de besparing die met ProActive wordt gerealiseerd ten opzichte van andere leveranciers waren voor Syncasso de voornaamste reden van de keuze voor ProActive.

Tekstherkenning zorgt voor automatische codering
Syncasso werkt inmiddels ruim vier jaar naar volle tevredenheid met ProActive. De meest in het oog springende verbetering is de wijze van factuurverwerking. Facturen komen nu centraal binnen op het hoofdkantoor in Utrecht, waar ze direct worden ingescand en gecodeerd door de financiële administratie. Dankzij de geavanceerde tekstherkenning worden de facturen voorgecodeerd. Zo worden bijvoorbeeld de leveranciers, grootboekrekeningnummers, kostenplaatsen en betalingscondities automatisch ingevuld door ProActive. Daarnaast worden facturen gekoppeld aan een dossiernummer. Afhankelijk van het bedrag en het dossiernummer worden de facturen automatisch aan de juiste kantoren en personen toegewezen voor controle. Na goedkeuring worden de facturen betaald in Otho Software.

Doorlooptijd van facturen nu tweemaal zo snel
Berry Philippi, manager Finance & Control vertelt over zijn ervaring met ProActive: “De doelstelling was om de vele handmatige slagen te automatiseren en daarmee de doorlooptijd van de verwerking van inkoopfacturen te versnellen. Onze doelstellingen zijn ruimschoots behaald. De doorlooptijd is aanzienlijk verminderd en we kunnen nu goed bijhouden wie wat moet beoordelen en hoe lang hij of zij erover doet. ProActive heeft in samenwerking met Otho Software een koppeling gerealiseerd waarmee de financiële administratie op ieder gewenst moment inzicht heeft in de status van de betaling. Doordat de factuurverwerking nu volledig is gedigitaliseerd, hebben we geen zoekgeraakte facturen meer. Sinds wij met ProActive werken worden facturen gemiddeld twee maal zo snel verwerkt! Dankzij deze besparing hebben de medewerkers van de financiële administratie nu meer tijd voor andere belangrijke zaken.”

ProActive referentie Groenewegen en Partners

Facts & Figures

  • ProActive Factuurverwerking

  • 11.000 Inkomende facturen op jaarbasis
  • Afname doorlooptijd facturen 50%
  • Financieel pakket Otho Software
Contact opnemen