WelThuis 2017-01-16T11:57:02+00:00
"Een betere samenwerking tussen Inkoop en de crediteurenadministratie,
terwijl de backoffice net gehalveerd was, na de reorganisatie."
Arnold van Atten, Inkoper WelThuis

WelThuis

“In het verleden was het zo dat we soms op goed geluk een factuur betaalden”, vertelt Arnold van Atten, ruim 7 jaar inkoper bij WelThuis. “Als een besteller de ontvangst niet had geregistreerd, wist niemand – behalve hij – of de levering al had plaatsgevonden. We waren ook gescheiden afdelingen: de crediteurenadministratie op de tweede etage en Inkoop op de eerste.” De wens om samen op één afdeling te komen hadden zij wel. Het veranderende klimaat in de zorg zorgde ervoor dat die wens werd ingewilligd.

Minder budget in de zorg
De zorg verandert, de hiërarchie neemt af en hetzelfde gebeurt met het budget. Voor WelThuis betekende dit dat de helft van de backoffice er tijdens de reorganisatie uitging. Op dat punt waren zij gedwongen kritisch naar hun ondersteunde pakketten te kijken. “Met de helft van het aantal mensen moesten we dezelfde handelingen blijven doen. Bij de zelfsturende teams in de huidige zorgcultuur past ondersteuning door digitale pakketten, maar de pakketten die wij hadden konden dat niet overnemen. Daarnaast koppelden een aantal systemen niet goed met elkaar en wilden we sowieso de hoeveelheid aan pakketten inkrimpen.”

Na het overstappen op ProActive Factuurverwerking en Inkoop was WelThuis snel gewend aan de software. “Wij werkten al met een systeem, dus het principe was hetzelfde. Het verschil zit in de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem. Dat heeft ertoe geleid dat iedereen binnen een maand na de overstap al ermee aan het werk was.” Ton van Dorp, manager Backoffice, is het daarmee eens: “Ik begon in januari als manager en heb geen cursus gehad. Ik ging erachter zitten en kon direct aan het werk. Het systeem spreekt voor zich.”

Inkoop maakt vooral gebruik van de koppeling met de webshop van de grootste leveranciers voor voeding en verpleegmateriaal. “Dat komt omdat zij al een goede koppeling met het systeem hebben. En als er een koppeling gerealiseerd moet worden, gebeurt dat binnen een dag. Ik geef een contactpersoon door en dan is het vlot geregeld.”

Naast de webshopkoppelingen, gebruiken ze ook de catalogus. “Daarin staan artikelen die we bij vaste leveranciers afnemen. Het grappige is dat steeds meer managers uit onze verzorgingshuizen de catalogus bekijken en daaruit kiezen. Vroeger belden ze gewoon iemand uit de gids op en bestelden daar. Dan moesten we zo een leverancier in het systeem toevoegen. Een administratief gedoe.”

De facturen die de crediteurenadministratie ontvangt, komen vooral digitaal als pdf binnen. “Het zijn steeds minder fysieke facturen. Maar daar ligt onze focus niet. Waar wij echt naar kijken is het of er aan de factuur een order vooraf is gegaan. Inkoop en de financiële administratie zit nu aan één blok samen, dus is er een wisselwerking. Is een factuur niet van een inkoopordernummer voorzien, hoeft mijn collega alleen maar naar mij te kijken. Ik probeer dan gelijk te achterhalen waar dat in zit.”

Voor de 3-weg matching is er in ProActive de optie om de ontvangst van orders te registreren. “Vroeger zetten inkopers na een maand in één keer alle orders op geleverd. Nu zie ik in de voortgangsanalyses dat het aantal oploopt en stuur ik vanuit het systeem een mail naar de persoon die het betreft.”

Op zijn wenken bediend
“In de nabije toekomst willen we meer werken met rapportages en analyse. Vooral de ABC-analyse en Pareto grafiek die sinds 1 april live zijn. Dit komt in alle inkoopopleidingen aan bod. Je moet een Excel-deskundige zijn om de 80% uit te werken en dan kom je er na een dag knutselen wel uit. Dat wil je zo graag voor elkaar krijgen en nu doet het systeem dit allemaal voor je. Je zou er bijna een sprongetje van maken.” Volgens Ton stond dit al lang op Arnold’s verlanglijstje en werd hij “op zijn wenken bediend”.

“Als organisatie staan wij erom bekend dat wij innovatie opzoeken. Het gevaar hiervan is dat zulke pilots lastig zijn te bestendigen. Een systeem zoals ProActive past fantastisch in onze visie: innovatief, maar tegelijkertijd ook de doelmatigheid verzekeren.”

Facts & Figures

Contact opnemen