Kan ik contant geld volledig bannen uit mijn organisatie?

Contant geld heeft als nadeel dat u er weinig grip op heeft. Diverse factoren, zoals fraude en het moeilijk registreren van contant geld, zorgen voor een versnipperd beeld. Geld dat er eigenlijk nog zou moeten zijn, is niet meer terug te vinden binnen de organisatie.

Gelukkig zijn er steeds meer gebruiksvriendelijke systemen die geldstromen inzichtelijk maken. Zo een systeem zorgt ervoor dat medewerkers hun uitgaven en eventueel inkomsten registreren. De contante uitgaven, maar ook uitgaven met een bankpas.

Het voordeel van uitgaven met de bankpas is dat u alleen dagelijks de dagafschriften op de administratie hoeft in te lezen. Zo hoeven medewerkers alleen uitgaven te verantwoorden die ze daadwerkelijk hebben gedaan. Omdat het verantwoorden vaak geen kerntaak is, is het van groot belang dit zo eenvoudig mogelijk te maken.

Naast de nauwkeurige registratie, bieden deze oplossingen ook de mogelijkheid om iemand mee te laten kijken, het ‘4 ogen principe’ genoemd. Toch nog een laatste check voordat u de gegevens gaat verwerken in het financiële pakket.

Behalve systemen die u de mogelijkheid geven voor een zorgvuldige registratie van contant geld en uitgaven met de bankpas, zijn er alternatieven om volledig cashless te werken. Inderdaad: geen contant geld meer! Dit kan in de vorm van een prepaidpas die u voorziet van een saldo. Het resultaat hiervan is dat medewerkers alleen het bedrag dat op de kaart staat kunnen uitgeven. Indien dit niet toereikend is, kunt u direct de pas opladen. Medewerkers lopen dus niet meer met grote hoeveelheden geld over straat.

De uitgaven die uw medewerkers doen zijn realtime inzichtelijk. U hoeft niet meer te wachten op de gegevens die de kasbeheerder verstrekt. Daarnaast is het nauwkeuriger, omdat niemand handmatig formulieren hoeft in te vullen en vervolgens in te voeren. Alle transacties staan direct in het systeem.

Vooral in de zorg biedt een prepaidpas voordelen voor cliënten die met geld om moeten leren gaan. De prepaidpas kan worden voorzien van kleine bedragen. Raakt de cliënt de pas kwijt dan is deze direct te blokkeren en gaat er geen geld verloren.

Het gebruik van prepaidpassen is een trend in de zorg, waar de passen voornamelijk gebruikt worden door cliënten. Maar ook bij onderwijsinstellingen vindt deze trend plaats. Hier dient de prepaidpas ter vervanging van het contant geld op decentrale locaties.

Contant geld uitbannen is niet voor elke organisatie een noodzaak, maar het is zeer zeker mogelijk. Bovenstaande voorbeelden tonen aan wat uw voordelen zullen zijn. Wat let u nog?

2016-12-16T10:59:42+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

Voordat ik 5 jaar geleden bij ProActive Software begon, werkte ik bij de ABN Amro. Hier ben ik betrokken geweest bij de integratie van Debit Cards. Bij ProActive ben ik als Consultant bezig met de implementatie van onze software. Hier maak ik gebruik van analytische skills gecombineerd met mijn technische achtergrond om vraagstukken van de klant snel te vertalen naar oplossingen.

Laat een reactie achter