Centraal Museum 2017-01-19T15:11:06+00:00
„ProActive ist ein sehr benutzerfreundliches System für die Automatisierung des
Rechnungsvorgangs. Die Akzeptanz bei den Benutzern ist sehr gut. Das hängt
damit zusammen, dass das System logisch nachvollziehbar funktioniert.“
Klaas den Boer, Controller Centraal Museum

Centraal Museum

Das Centraal Museum hat seinen Sitz in Utrecht. Das Museum wurde im Jahr 1838 gegründet und ist das älteste kommunale Museum der Niederlande. Das Centraal Museum hat eine umfangreiche Sammlung alter und moderner Kunst, aber auch Mode, Stadtgeschichte und Design. Auch das Dick Bruna Huis und das Rietveld Schöder Huis sind Teil des Centraal Museum.

Rechnungsfluss beschleunigen
Um den Rechnungsfluss innerhalb der Organisation zu beschleunigen, entschied sich das Centraal Museum 2012 die Rechnungsverarbeitung mit dem Modul für elektronische Rechnungsverarbeitung von ProActive zu professionalisieren. Die Verbreitung von Rechnungen auf Papier zwischen den Budgetverantwortlichen war ein mühsamer Prozess; Rechnungen, die per Post eingingen, wurden von der Rezeption ausgewählt und im Posteingang der Kreditorenbuchhaltung abgelegt. Sie haben die Rechnung dann ihrerseits an die Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergegeben. Da eine Rechnung oft von mehreren Budgetverantwortlichen genehmigt werden musste, war dies immer sehr zeitaufwändig.

Rechnungen nach Wartungskosten codieren
Mit der Purchase to Pay Software von ProActive wird die Rechnungsverarbeitung im Centraal Museum vollständig digitalisiert. Durch Scan- und Erkennungstechniken werden Buchungsdaten und Verschlüsselungen einer Rechnung übernommen. Außerdem bietet ProActive für das Centraal Museum die Möglichkeit, Rechnungen nach Wartungskosten zu codieren. Das Centraal Museum hat die Berichte in ProActive mit einer Wartungsplanung verbunden, wodurch eine Gesamtübersicht der angefallenen und erwarteten Kosten möglich ist.

Nach der Codierung wird die Rechnung digital innerhalb der Organisation verteilt. Budgetverantwortliche werden in einer E-Mail darauf hingewiesen, dass eine Rechnung zur Prüfung vorhanden ist. Durchschnittlich werden Rechnungen innerhalb einer Woche nach Eingang geprüft und stehen im Finanzpaket zur Auszahlung bereit.

Benutzerfreundliches System
Klaas den Boer – Controller über seine Erfahrungen mit ProActive: „ProActive ist ein sehr benutzerfreundliches System für die Automatisierung des Rechnungsvorgangs. Die Akzeptanz bei den Benutzern ist sehr gut. Das hängt damit zusammen, dass das System logisch nachvollziehbar funktioniert. ProActive ist einfach und intuitiv zu bedienen.“

ProActive referentie Centraal Museum

Facts & Figures

  • ProActive Rechnungsverarbeitung
  • Finanzpaket AccountView
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