Claus 2017-01-19T15:23:54+00:00
„Wir haben einen Überblick über den kompletten Prozess
und können nun auf die Details eingehen.“
Lesly Harris, Leitung Finanzverwaltung Claus Hotel & Event Center

Claus

Mehr Übersicht, selbst den Arbeitsablauf einrichten und eine kurze Bearbeitungszeit.
Der Wunsch von Claus Hotel & Event Center.

Seit 2003 gibt es beim Claus Hotel & Event Center den Plan, die Bearbeitung der Rechnungen zu digitalisieren. Digital ist schneller und besser, da Zeit einsparen Geld einsparen ist. In acht Jahren stellten 15 Anbieter ihre Software für elektronische Rechnungsverarbeitung vor. Einige kamen sogar mehrere Male. Aber die Direktion wollte nicht die Katze im Sack kaufen.

„IT-Lösungen, die noch in den Kinderschuhen stecken, haben oft noch kleine Fehler. Die Direktion wollte erst damit starten, wenn diese behoben sind“ erzählt Lesly Harry, Leiter der Finanzverwaltung. „Als dann die Direktion ihre Meinung geändert hatte, habe ich unsere Wünsche und Anforderungen konkretisiert:

  • Eine Kopplung mit Exact Globe
  • Selbst Arbeitsabläufe einrichten
  • Mehr Übersicht bezüglich des Rechnungsstatus
  • Und eine kürzere Bearbeitungszeit.“

ProActive war von allen Anbietern der einzige mit der Option, die Arbeitsabläufe selbst einrichten zu können. Die Person, die die Rechnungen eingibt, muss nicht dieselbe sein, die die Rechnung bucht. Hierfür kann der Kunde jemand anderem die Rechte dazu einräumen. Die Wahl fiel auf die ProActive Purchase to Pay Software, weil sie als einziger Anbieter diese Wünsche erfüllen konnte.

„Wir waren unterbesetzt, daher haben wir den Plan abermals liegenlassen. Als wir in der Lage waren das Implementierungsprojekt durchzuführen, hat uns ProActive darüber informiert, dass das neue Update mit einem Webservice ausgestattet ist. Mit diesem Webservice exportiert man mit einem Klick Daten nach Exact Globe. Es konnte also nicht schaden, noch etwas zu warten. Ich dachte, dass ein neues Programm viel Arbeit mit sich bringen würde und das Warten somit vernünftig wäre. Als wir mit dem Implementierungsprojekt anfingen, kam ich dahinter, dass es eigentlich sehr einfach und schnell geht. Hätte ich das von Anfang an gewusst, hätte ich nicht gewartet.“

Lesly war die einzige Mitarbeiterin die geschult wurde. Dies sorgte für Diskussionen am Arbeitsplatz. „Ich versprach, bei jedem Einzelnen persönlich vorbeizuschauen, sobald sie ihre erste ProActive-E-Mail erhalten hätten. Diese Aufgabe hatte ich innerhalb einer Woche erledigt.“

Claus arbeitet nun, da sie ProActive nutzen, immer noch mit dem gleichen Arbeitsablauf. Von der Abteilung Einkauf über Budgethalter zur Geschäftsleitung. Manchmal ist noch ein Mitarbeiter mit einer Duo-Verantwortlichkeit dazwischengeschaltet. Schlussendlich geht die Rechnung dann wieder in die Finanzverwaltung, sodass diese dann bezahlen kann. „Jetzt erfolgt der gesamte Prozess digital. Als wir hier noch nicht digital gearbeitet haben, hatten wir immer eine Unmenge an Papier um uns herum. Und mit all den Zwischenpersonen geht schnell mal eine Rechnung verloren.

Wir verfügen jetzt über eine Helikoptersicht. Wir haben einen Überblick über den kompletten Prozess und können uns auf Details konzentrieren. Ohne ProActive wäre ich verrückt geworden. Ich musste lange ohne dieses Paket arbeiten. Aber heute möchte ich es nicht mehr missen. Die Leute kommen heute mit viel weniger Fragen. Dadurch spare ich enorm viel Zeit, weil ich nicht mehr kontrollieren muss.

Das Einzige was mir noch fehlt, ist ein Bezahlstatus in ProActive. Denn ich werde immer noch gefragt, ob eine Rechnung bezahlt wurde.“ Lesly war froh zu hören, dass diese Funktion in einiger Zeit zur Verfügung steht.

Facts & Figures

  • ProActive Rechnungsverarbeitung
  • Finanzpaket Exact Globe
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