CSG Liudger 2017-01-19T15:30:35+00:00
Nach eingehender Prüfung der Kosten und Nutzen und Referenzbesuchen,
war CSG Liudger überzeugt von der Purchase-to-Pay-Software.

CSG Liudger

CSG Liudger war nach Abwägung der Kosten, der Vorteile und der Referenzbesuche von der Purchase-to-pay-Software überzeugt.

Die Christelijke Scholengemeenschap (CSG) Liudger bekam regelmäßig Besuch von Anbietern der Purchase-to-pay-Software. Dazu zählt auch ProActive. Sie schlugen die Angebote regelmäßig aus, da sie von den Vorteilen der Software noch nicht überzeugt waren. ProActive stellte einige Jahre später eine erneuerte Version vor. Diese Version der ProActive-Software sprach die CSG Liudger dann schließlich an.

Die CSG Liudger ist eine große christliche Schulengemeinschaft mit fünf Standorten für die Sekundarstufe in Friesland. An einem dieser Standorte ist auch die Finanzverwaltung untergebracht. Hier beschäftigt man sich mit den Etats, Kreditoren, Kaufrechnungen und anderen Buchungen. Halbe van der Wal erzählt als Leiter der Finanzverwaltung über den Wendepunkt bei ihnen.

„Vor ein paar Jahren verlief die Rechnungsbearbeitung noch per Post. Die verschiedenen Standorte haben Rechnungen erhalten. Der Besteller unterschrieb als Erstes den Erhalt. Dann ging die Rechnung weiter an den Budgethalter. Manchmal war noch ein Prüfer zwischengeschaltet. In dem Fall waren drei Unterschriften erforderlich. Dann wurde die Rechnung an den Standortleiter geschickt, um schlussendlich bei uns in der Finanzverwaltung zu landen. Das nahm insgesamt fünf bis zehn Tage in Anspruch.“

Obwohl die Bearbeitungszeit der Rechnungen immer ein heikler Punkt war, war CSG Liudger noch nicht von den Vorteilen der Purchase-to-pay-Software mit elektronischer Rechnungsverarbeitung überzeugt. Aber es begann ein Überlegungsprozess. Nach Abwägung der Kosten und Vorteile, entschloss man sich schließlich die Software zu erwerben.

„Wir hatten mehrere Firmen im Haus, die eine solche Software hier vorgestellt haben. Wir haben uns die zwei am besten geeigneten Unternehmen herausgepickt und sind mit diesen weitergegangen. Wir haben bei den Referenzbesuchen gesehen, wie einfach ProActive in der Praxis funktioniert. Wir haben eine sehr anwenderfreundliche Software gesucht. Denn der Nutzen ist natürlich größer, wenn jeder damit arbeiten kann. Wir haben uns genau wegen dieser Anwenderfreundlichkeit, des klar strukturierten Programms und den Gesprächen mit dem Account-Manager für ProActive entschieden. Denn es geht ja nicht nur um die Software allein, sondern auch um die Menschen, mit denen man zu tun hat.
Die Implementierung verlief reibungslos. Nach der Schulung hat die CSG Liudger dann selbst mit ProActive losgelegt.“ „Bei uns arbeiten mit ProActive die Standortleiter, die Kollegen aus der Verwaltung, die Leitung Gebietseinrichtung, die IKT-Leitung und natürlich auch unsere Besteller. Wir haben uns an den Übergang von Papier zu digital schnell gewöhnt. Aber einige der Kollegen dachten, dass die Erinnerungsmail eine Spam-Mail sei.“

Fast alle Rechnungen kommen zentral herein. Die Hälfte der Rechnungen geht direkt in den digitalen Posteingang. Die wenigen Rechnungen, die noch am Standort ankommen, werden eingescannt und gehen in die Finanzverwaltung. Dann werden sie an das Finanzpaket AFAS bezüglich der Bezahlung weitergeleitet. Eine Rechnung hat nun alles in allem eine Bearbeitungszeit von weniger als fünf Tagen.“

Bei der CSG Liudger fallen neben den täglichen Rechnungen auch besondere Rechnungen an. „Die Rechnungen der Energieversorger verteilen wir auf mehrere Kostenstellen. Das tun wir dann, wenn diese in Richtung Zeichnungsberechtigter gehen. Aber wir haben auch Rechnungen, die wir über mehrere Zeiträume verteilen. Rechnungen für den Verwaltungsrat beispielsweise. Hierfür bezahlen wir einen Betrag von x pro Auszubildenden pro Ausbildungsjahr.“

Die CSG Liudger hat sich für ProActive entschieden, weil sie die Bearbeitungszeit der Rechnungen reduzieren wollte. Das Verfahren wurde in praktischer Art und Weise digitalisiert. Was ein sehr nützlicher Nebeneffekt ist, ist das sie jetzt mit einem halben VZÄ weniger arbeiten können. Und das ist nicht der einzige positive Nebeneffekt. „Ich stelle fest, dass unsere Budgethalter kritischer sind und einen anderen Blickwinkel auf die Rechnungen haben. Es kommt des Öfteren vor, dass sie anhand der Codierung anmerken, dass die Rechnung für einen anderen Standort ist. Die Rechnungen sind nun verteilter und kommen nicht mehr in unterschiedlich großen Stapeln herein, den die Budgethalter schnell durchgucken und unterschreiben müssen.

ProActive liefert konkrete Ergebnisse. Es ist vielen Menschen mit der Vereinfachung dieser Betriebsprozesse geholfen. Der Status von Rechnungen ist kontinuierlich einsehbar. Und ich sehe, warum ein Prüfer eine Rechnung ablehnt. Also, ich vermisse die alte Situation nicht.“

Facts & Figures

  • ProActive Rechnungsverarbeitung
  • Finanzpaket AFAS
Kontakt
ProActive referentie CSG Liudger

Halbe van der Wal
Leitung Finanzverwaltung
CSG Liudger

„Wir bearbeiten heute 90 % der Rechnungen digital. Das kommt einem enormen Zeitgewinn gleich.“