DroomParken 2017-06-30T09:13:21+00:00
Rechnungen kamen an einem der 11 DroomParken Standorte an und mussten dann zur
Genehmigung hin und her geschickt werden.

DroomParken

Die Rechnungen kamen an einem der 11 DroomParken-Standorte herein und mussten dann bezüglich der Genehmigung mit der Post hin- und hergeschickt werden.

DroomParken entwickelt und verwaltet nun schon seit 16 Jahren qualitativ hochwertige Freizeitparks an den wohl besondersten Orten in den Niederlanden. DroomParken verfügt über 11 Freizeitparks verteilt über Veluwe, Noord-Holland, der Küste in Zeeland und Limburg.

Den Rechnungsstrom digitalisieren und automatisieren
Der Rechnungsbearbeitungsprozess erwies sich aufgrund des dezentralen Charakters des Unternehmens als zeitraubendes Verfahren. Eine Rechnung muss erst vom Budgethalter unterschrieben werden, bevor sie zur Bezahlung bereitgestellt werden kann. Bedingt dadurch das diese sich an verschiedenen Standorten befinden, wird eine Rechnung per Post hin und hergeschickt. Es verwundert daher nicht, dass regelmäßig Rechnungen verloren gingen oder sich das Unternehmen mit langen Bearbeitungszeiten herumschlagen musste. Darüber hinaus kam ein Teil der Rechnungen an den dezentralen Standorten und zum Teil im gemeinsamen Service-Center herein. Diese Arbeitsweise war für das Unternehmen nicht erstrebenswert.

Für DroomParken war es klar, den Rechnungsbearbeitungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, war unabdingbar. Man hat sich nach einem umfangreichen Auswahlverfahren für die von ProActive angebotene Lösung zur elektronischen Rechnungsverarbeitung entschieden. Diese deckte sich mit Abstand am besten mit den Anforderungen und Wünschen des Unternehmens.

Den Rechnungsbearbeitungsprozess optimiert
DroomParken arbeitet inzwischen gut 4 Jahre mit der Rechnungsbearbeitung von ProActive. Die Bearbeitungszeit hat sich seit dem erheblich reduziert. Sämtliche Rechnungen gehen nun im gemeinsamen Service-Center ein und werden digital zur Genehmigung an die Budgethalter geschickt. Die Mitarbeiter im Service-Center sehen nun jederzeit, wo sich eine Rechnung befindet und können ggf. rechtzeitig beisteuern. Verloren gegangene Rechnungen kommen nicht mehr vor.

Rechnungen vorregistrieren
Casper Lohuis, Finanzleiter, berichtet über seine Erfahrungen mit ProActive: „ProActive bietet viel Flexibilität. Das Programm verfügt über eine für uns wichtige Funktion, dem Vorregistrieren von Rechnungen. Diese Funktion wurde speziell für uns möglich gemacht. Die Journalposten werden mittels dieser Funktion unseren Finanzpaketen Multivers und Minox sehr früh angeboten. So haben wir bei beiden Paketen einen Überblick über die Bezahlungsverpflichtungen und können die USt.-Registrierung zeitig bearbeiten. Dadurch können wir jederzeit sämtliche voraussichtlichen Kosten genau einschätzen. Und wir haben einen Überblick darüber, welche Bezahlungsverpflichtungen wir als Unternehmen abgeschlossen haben.“

Das Verfahren mit dem Purchase-to-Pay von ProActive weiter optimieren
DroomParken hat das Verfahren noch weiter optimiert und startet in Kürze mit der Komplettlösung der Purchase-to-Pay Software. Hierdurch bekommt das Unternehmen mehr Kontrolle über die abgeschlossenen Verpflichtungen, die sich aus Verträgen und Erwerbungen ergeben. Die Vertragseigentümer erhalten mittels der modularen Vertragsmanagement-Software, zeitig einen Warnhinweis wenn ein Vertrag ausläuft. So werden nicht gewünschte Vertragsverlängerungen verhindert. Über die modulare Beschaffung können Bestellung an ausgewählte Anbieter einfach aufgegeben werden. Das Unternehmen möchte für mehr Bewusstsein sorgen, dadurch das die Bestellungen von den Personen in ihrem eigenen Bereich erledigt werden. Der automatisierte Arbeitsablauf in ProActive sorgt dafür, dass Bestellungen erst zur Prüfung an eine Führungskraft gehen, bevor diese schlussendlich bei einem Anbieter aufgegeben werden. So hat das Unternehmen mehr Kontrolle über seine Verpflichtungen. Außerdem werden sämtliche Beschaffungen in ProActive eingetragen. So hat die Finanzverwaltung jederzeit einen Überblick über die erfolgten und voraussichtlichen Kosten.

Facts & Figures

  • 15.000 eingehende Rechnungen auf Jahresbasis
  • ProActive Purchase to Pay
  • Finanzpaket Minox & Multivers
Kontakt
ProActive referentie Hampshire Hospitality

Casper Lohuis
Finanzleiter
DroomParken

„Wir bearbeiten heute 90 % der Rechnungen digital. Das kommt einem enormen Zeitgewinn gleich.“