Hampshire Hospitality 2017-06-30T09:38:48+00:00
45.000 Rechnungen von 29 Hotels manuell zu bearbeiten,
war eine zeitraubende und untragbare Situation.

Hampshire Hospitality

Hampshire Hospitality ist ein Gemeinschaftsprojekt der Hotelbetriebe und Lizenzorganisationen von Eden Hotel Group und Hampshire Hospitality & Leisure. Es umfasst 120 Hotels von Hampshire Hospitality, darunter 26 Hotels im eigenen Betrieb. Hampshire ist damit die größte Hotelkette in den Benelux-Ländern.

Purchase to pay digitalisieren
Durch die Intensität des Dokumentenflusses bei Hampshire ist die effiziente Verarbeitung der Informationen notwendig. Der Ablauf war bei Hampshire aber nicht gut geregelt und es kam zu vielen Fehlern, vielen Korrekturen und viel zu langen Bearbeitungszeiten. Durch die vollständige Digitalisierung des Prozesses vom Einkauf bis zum Verkauf, könnte die Organisation viel Zeit und erhebliche Kosten einsparen. Nach einem umfassenden Auswahlverfahren stellte sich die Module der ProActive Purchase to Pay Software als das Beste für die Anforderungen und Wünsche der Organisation heraus.

Rechnungen sehr schnell wiederfinden
Der erste Schritt in Richtung eines volldigitalen Purchase-to-Pay-Prozesses war die Digitalisierung der Eingangsrechnungen. Die Rechnungsverarbeitung von ProActive wurde erst in fünf Hotels sechs Wochen lang getestet. Die neue Methode wurde sofort angenommen. Außerdem waren die ersten Vorteile unmittelbar erkennbar: es gingen keine Rechnungen mehr verloren, es wurden weniger Fehler bei der Buchung gemacht und Rechnungen wurden innerhalb der Organisation durch den automatisierten Arbeitsablauf viel schneller verarbeitet. Die größte Zeitersparnis wird bei der Suche und der Verarbeitung von Rechnungen erreicht.
Um die Effizienz noch mehr zu steigern, hat Hampshire mit den Top-15-Lieferanten vereinbart, Rechnungen nur noch digital über den Posteingang zu erhalten. Das hat dazu geführt, dass 90 % der Rechnungen digital übermittelt werden und so noch schneller in ProActive verarbeitet werden können.

Rechnungsabgleich
Nachdem das Modul für elektronische Rechnungsverarbeitung in der gesamten Organisation verwendet wurde, war es Zeit für den nächsten Schritt: Optimierung des Beschaffungsprozesses durch das Einkaufsmanagement mit ProActive. Das Schöne an ProActive ist, dass beide Prozesse, Rechnungsverarbeitung und Beschaffung, miteinander verbunden werden. Das System erkennt und vergleicht Eingangsrechnungen automatisch mit der entsprechenden zugelassenen Bestellung und der Lieferung. Diese werden dann automatisch abgebucht und für die Zahlung vorbereitet. Zuvor mussten die Mitarbeiter Bestellungen und Rechnungen auf Papier aus Aktenschränken holen um sie zu überprüfen. Jetzt wird dies automatisch von ProActive erledigt. Das spart enorm viel Zeit!”

Zusammenarbeit als Partnerschaft
Joost Peeperkorn fasst zusammen: „Dank ProActive ist der Prozess zuverlässiger, denn es wird alles digital gespeichert. Außerdem sind wir mit dem von ProActive angebotenen Service sehr zufrieden. Laufende Geschäfte werden sehr schnell und genau bearbeitet. ProActive macht seinem Namen alle Ehre!“

ProActive referentie FNV

Facts & Figures

  • 40.000 Rechnungen pro Jahr
  • ProActive Purchase to Pay
  • Finanzpaket AccountView
Kontakt
ProActive referentie Hampshire Hospitality

Joost Peeperkorn
Finanzdirektor
Hampshire Hospitality

„Wir erhalten jetzt 90% der Rechnungen digital. Das ist eine große Zeitersparnis.“