INOS 2016-10-25T10:09:04+00:00

INOS

„Die Arbeit mit dem neuen Modul erledigen unsere Mitarbeiter mit einer Hand.“
Ad Winters, Mitarbeiter Senior-Management Finanzen

Rechnungen von 35 verschiedenen Standorten bearbeiten, ist selbst mithilfe eines Verwaltungsbüros, ein sehr komplexer Prozess. Ad Winters, Mitarbeiter Senior-Management Finanzen bei INOS, wollte hier etwas verändern und machte sich auf die Suche nach einer Lösung, mittels derer die INOS ihre Verwaltung besser in den Griff bekäme.

INOS ist der Name der Stiftung Katholiek Onderwijs Breda. Sie verwalten 29 Schulen und zwei Kenntniszentren. Aber die Stiftung verfügt noch über vier andere Standorte. An jedem Standort ist ein Verwaltungsmitarbeiter, der die Rechnungen des Standorts bearbeitet. Darüber hinaus gibt es 26 Direktoren, die bezüglich dieser Rechnungen über die entsprechende Befugnis verfügen. Die zentrale Verwaltung ist der Ort, an welchem die Mitarbeiter im weitesten Sinn des Worts Unterstützung leisten. Finanziell, aber auch im Bereich Personalmanagement. Sie haben für alle Fachbereiche zwei Fachleute.

Eine Bearbeitungszeit von vier Wochen
INOS hatte bis zum Jahr 2012 ein Verwaltungsbüro, dass ihnen bei Verwaltungsaufgaben wie beispielsweise der Rechnungsbearbeitung half. Die Bearbeitungszeit betrug drei bis vier Wochen, da die Rechnungen noch per Post verschickt wurden.

  • vom Verwaltungsmitarbeiter zum Verwaltungsbüro
  • nach dem Einscannen und der Kreditorenverwaltung zurück zum Verwaltungsmitarbeiter
  • nach dem Kodieren und Umschreiben zum Direktor
  • nach der Genehmigung bezüglich des Bezahlverfahrens wieder zurück an das Verwaltungsbüro

„Die lange Bearbeitungszeit an sich war schon Grund genug, nach einem alternativen Arbeitsablauf zu suchen. Aber der Mangel an Überblick in die eigene Verwaltung, war dann schlussendlich ausschlaggebend,“ sagt Ad. „Wir konnten den Direktoren und der Leitung keine zuverlässigen und genauen Informationen vorlegen. Wir hatten absolut keinen Kontrolle über unsere Finanzen.

Wir wollten ein anderes Verwaltungsbüro einschalten. Aber sie waren technisch nicht so weit, wie das Verwaltungsbüro bei dem wir waren. Wir haben uns dann zusammen mit einem IKT-Kollegen und einem Kollegen aus der Kreditorenverwaltung, mit einem Beratungsbüro zusammengesetzt.

Dort empfahl unser Berater AFAS. Hiermit konnten wir einen großen Teil der Rechnungsbearbeitung selbst verwalten. Aber auf die Dauer wollten wir weiter. Wir setzten uns erneut mit dem Beratungsbüro zusammen. Nach diesem Gespräch gingen wir zusammen mit AFAS und unserem Berater, mit drei Bewerbern in Verhandlungen. Darunter auch ProActive,“

INOS äußerte in dem Gespräch mit dem Beratungsbüro drei klare Wünsche. Keine Papierrechnungen mehr aufbewahren müssen, Genehmigungen über das neue Programm und nicht in AFAS abwickeln und das Programm musste Web-basiert sein.


ProActive heute und zukünftig

Wir haben uns für ProActive entschieden, da die Module die wir gesucht haben schon da waren. Und wir haben einige Module gesehen, die wir zukünftig verwenden wollen. Die bewiesene gute Kopplung mit AFAS war dann schlussendlich das Sahnehäubchen.

Und ab dem Zeitpunkt, zu welchem wir entschieden hatten, mit ProActive zu arbeiten, ging dann alles ziemlich schnell. Die Implementierung und das Arbeiten mit der Software. Wir hatten uns in der zentralen Verwaltung schon nach zwei Wochen an die Software gewöhnt. Aber auch an den anderen Standorten ging das recht schnell. Dies hing von der Anzahl der Rechnungen ab, die pro Woche bearbeitet wurde. Unsere Verwaltungskräfte sind absolut begeistert. Das gilt insbesondere für die Benachrichtigung via Mail. Das finden sie grandios.“

Keine Erinnerungen mehr
Inzwischen arbeitet INOS schon fast drei Jahre mit der ProActive-Software. „Wir verfügen, seit wir mit ProActive arbeiten, über zuverlässige Informationen für unsere Direktoren und Leitung. Die Bearbeitungszeit der Rechnungen ist auf 60 bis 70 % zurückgegangen! Unser Bezahlverfahren erfolgt so schnell, dass wir kaum noch Erinnerungen erhalten.“

„Wir haben uns nach einem Jahr dazu entschieden, unser Paket mit dem Kassen- und Bankmodul zu erweitern. Auch diese Implementierung verlief reibungslos. Die Arbeit mit einem neuen Modul geht unseren Mitarbeitern ganz leicht von der Hand.“

ProActive referentie INOS

Facts & Figures

  • 40.000 Rechnungen pro Jahr
  • ProActive Rechnungsverarbeitung, Kasse und Bank, Bankimport
  • Bearbeiten 90 % der Rechnungen digital
  • Finanzpaket AccountView
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