Leger des Heils 2017-01-12T10:03:08+00:00
300 Kassen von verschiedenen Orten einzusammeln
und dann zu überprüfen, war immer problematisch.

Leger des Heils

300 Kassen an verschiedenen Standorten unter einen Hut bringen und anschließend kontrollieren.

Sander Bos war in 2012 Konzerncontroller bei Leger des Heils. Eine seiner Aufgaben bestand im Aufbau einer effizienten Informationsversorgung unter anderem mittels der Implementierung der Software von ProActive und AFAS. Inzwischen bekleidet er die Position des Managers BIV/AO. Er berichtet über deren Suche nach einem Arbeitsablauf, mittels dem die Verwaltungsaufgaben erleichtert würden.

„Unsere Kassenbuchungen wurden früher dezentral in Excel-Arbeitsblätter exportiert. Diese haben wir dann in der Finanzverwaltung gesammelt und manuell gebucht. Dann gingen die Kassenbuchungen zur Bearbeitung weiter in das Finanzpaket Finpak. Das war ein enormer administrativer Aufwand. Es kostete extrem viel Zeit, die Formulare von rund 300 Kassen zu sammeln und anschließend auch noch zu kontrollieren.“

Zuerst ein neues Finanzpaket

Als sich Leger des Heils einmal dazu entschieden hatte, diese administrativen Mühen nicht mehr in Kauf zu nehmen, machten sie sich auf die Suche nach einem alternativen Arbeitsablauf. Zunächst wurde ein neues Finanzpaket ausgesucht, das Finpak ersetzen sollte. Dieses Paket musste über die Möglichkeit verfügen, Rechte von Standortmanagern und Kassenbuchverwaltern einzuschränken. Aber es musste auch einen Eingabebildschirm haben, über den die Standortmanager und Kassenbuchverwalter selbst Eingaben tätigen konnten.

„Für die Pakete, die wir uns angeschaut haben, brauchten wir buchhalterische Kenntnisse. Es gibt in den Buchungsformularen Begriffe, die für einen Kassenverwalter schwierig sind. Wir entschieden uns für AFAS. Aber wir wollten dies um ein Paket ergänzen, das auch Mitarbeiter ohne buchhalterische Kenntnisse anwenden konnten.

Wir bildeten ein Auswahlteam, das aus einigen Finanzverwaltern der verschiedenen Standorte und Kollegen aus der IKT bestand. Wir unternahmen dann Referenzbesuche bei einigen Gesundheitseinrichtungen. Wir suchten nach einer Lösung, bei welcher wir vor allem auf die Anwenderfreundlichkeit und eine bestehende Kopplung mit AFAS achteten. Die Gesundheitseinrichtungen sagten uns, dass sie ProActive nutzen. ProActive verfügt auch über ein Modul für Kundengelder. Und das ist für uns ein wichtiges Modul. Wir haben schlussendlich in einer Direktionsbesprechung die Anwendung von ProActive in Kombination mit AFAS als Fall vorgestellt.“

500 Anwender in ProActive
Vor der Implementierung von ProActive lieferte Leger des Heils Eingabeblätter an, die anschließend in ProActive eingelesen wurden. ProActive war innerhalb eines Monats am ersten Standort betriebsbereit. Bezüglich der übrigen Standorte entschied man sich für eine stufenweise Einführung.

„Wir entschieden uns für eine Investition in Zeit. Wobei die lokalen Kassenbuchverwalter eine Schulung bekamen mit ProActive zu arbeiten und nicht mehr mit Excel-Arbeitsblättern. Es kostet Zeit, Mitarbeitern alte Verhaltensmuster abzugewöhnen. Das ist mit AFAS genauso. Wobei sie wie sie es gewöhnt waren, Kontoauszüge importieren oder abtippen mussten.“

Leger des Heils hat inzwischen über 500 Anwender und fast 400 Bank- und Kassenbücher in ProActive.

„Wir vertrauen bezüglich unserer Wohlbefindenaufgabe vor allem auf Kundengelder und die Kassenbücher. Aber auch bei der Kirchengemeinde stützen wir uns auf die Kassen- & Bankenmodule. Dort haben wir 100 Kassenbücher, in welchen die Kassenwarte alle Wechsel komplett in ProActive bearbeiten.“

ProActive vereinfacht
Sander hat eine klare Antwort auf die Frage, welchen Vorteil Leger des Heils durch die Nutzung von ProActive hat. „Eine enorme Effizienz, eine Vereinfachung des Kassenverkehrs und eine Vereinfachung der Kundengelder. Die Organisation hat weniger verwaltungstechnische Mühen. Dadurch reduziert sich die administrative Arbeit.

Wir bei Leger des Heils unterscheiden zwischen Primär- und Sekundärprozessen. Unser primärer Prozess besteht darin, Menschen zu helfen. Hierin möchten wir uns auszeichnen. Mit ProActive und AFAS nutzen wir für unseren sekundären Prozess die beste Vorgehensweise im Bereich Basisversorgung. Dadurch können wir uns auf unser Ziel Menschen zu helfen, besser konzentrieren.“

ProActive referentie Leger des Heils

Facts & Figures

  • ProActive Kasse und Bank, Bankimport, Kundengelder
  • Finanzpaket pakket AFAS
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Sander Bos
Manager BIV/AO
Leger des Heils

„Wir wollten AFAS mit einem Paket ergänzen, dass auch Mitarbeiter ohne Kenntnisse im Rechnungswesen nutzen können. “