Nova College 2017-01-19T15:58:40+00:00
Rechnungen via interner Post an 20 Standorte zu versenden, war ein
zeitaufwendiges Verfahren mit langen Durchlaufzeiten als Ergebnis.

Nova College

Das Nova College bietet berufliche Bildung für über 12.000 Schüler in der Region IJmond, Haarlem, Haarlemmermeer und Amstelveen.

Benutzerfreundlich und praxisorientiert
Die Automatisierung sekundärer Prozesse ist ein zunehmend diskutiertes Thema innerhalb von Bildungseinrichtungen. In diesem Bereich kann oft noch viel Gewinn erzielt werden. Dies galt auch für das ROC Nova College. Daher suchte die Organisation ein Angebot für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die ProActive Finanzsoftware mit dem Modul für elektronische Rechungsverarbeitung ragte unter den Mitbewerbern weit hinaus. Wichtig war dabei die Benutzerfreundlichkeit. Ein weiterer grundlegender Aspekt war der klare Prozessablauf und die gründliche Methode, Daten zu erfassen. Diese Punkte in Kombination mit einem klaren Projektplan und einer Pauschale waren entscheidend für die endgültige Wahl für ProActive.

15.000 Eingangsrechnungen jährlich
Seit 2009 verarbeitet ROC Nova College etwa 15.000 Eingangsrechnungen jährlich. Diese werden zentral verarbeitet und beziehen sich auf 20 Orte. Die manuelle Verarbeitung dieser Rechnungen nahm viel Zeit in Anspruch. Eingangsrechnungen wurde über die Hauspost an die entsprechenden Personen zur Genehmigung versendet. Weil sich diese Personen an unterschiedlichen Orten befanden, waren die Bearbeitungszeiten von Rechnungen sehr lang. Ein weiteres Problem war, dass Rechnungen bei Einzelnen oft zu lange auf dem Schreibtisch lagen oder sogar verloren gingen. In der Folge konnten Lieferanten oft nicht pünktlich bezahlt werden.

Kontrolle und Übersicht auf zentraler Ebene
Mit ProActive hat ROC Nova College nun die volle Kontrolle über den Vorgang. Rechnungen werden automatisch zur Genehmigung an die einzelnen Verantwortlichen gesendet und direkt zur Zahlung an AccountView weitergeleitet. Der gesamte Procura-Ablauf, der vorher über die Hauspost lieft, wurde vollständig digitalisiert. Dies führte zu einer schnelleren und effizienteren Rechnungsverarbeitung. Die Bearbeitungszeit von Rechnungen ist nun wesentlich schneller! Außerdem können Rechnungen jetzt besser nachvollzogen und kontrolliert werden.

Saskia Bruna, Teamleiterin Finanzverwaltung, fasst zusammen: „Wir können jetzt genau sehen, wer welche Rechnung erhalten und unterzeichnet hat und wo sich diese Rechnung befindet. Wir haben noch keine einzige Rechnung, die die Finanzabteilung erhalten hat, verloren, seit wir mit ProActive arbeiten. „Dank ProActive haben wir nun immer eine Echtzeit-Übersicht über offenstehende dezentrale Verwaltungsaufgaben!“

ProActive referentie FNV

Facts & Figures

  • ProActive Rechnungsverarbeitung, Kasse und Bank
  • Finanzpaket AccountView
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ProActive referentie Nova College

Saskia Bruna
Teamleiterin Finanzverwaltung
Nova College

„Dank ProActive Rechnungsverarbeitung haben wir nun immer eine Echtzeit-Übersicht über offenstehende dezentrale Verwaltungsaufgaben!“