Syncasso 2017-01-19T16:03:51+00:00
„Seit wir mit ProActive Rechnungsverarbeitung arbeiten,
werden Rechnungen doppelt so schnell verarbeitet!“
Berry Philippi, Manager Finanzen & Controlling Syncasso

Syncasso

Syncasso ist eine Inkasso- und Gerichtsvollzugsorganisation. Mit Hauptsitz in Utrecht, 11 Niederlassungen und mehr als 300 Mitarbeiter/innen sind sie in den ganzen Niederlanden vertreten. Damit hat die Organisation hat eine führende Position in diesem Marktsegment.

Komplexe Dokumentenprozesse
Aufgrund der Größe muss die Organisation komplexe Dokumentenprozesse verwalten, darunter auch den Rechnungsfluss. Aufgrund der jährlich über 11.000 eingehenden Rechnungen war die Rechnungsverarbeitung kompliziert und langwierig. Rechnungen wurden früher mit der Software Otho registriert. Die Originalrechnung wurde per Post an die Budgetverantwortlichen an verschiedenen Standorten gesendet. Dossiers auf Papier wurden in einem Archiv aufbewahrt. Infolgedessen kam es regelmäßig vor, dass Rechnungen verloren gingen oder zu lange bei einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin in der Bearbeitung waren. Daher suchte die Organisation nach einem Softwarehersteller mit einem Angebot für elektronische Rechnungsverarbeitung. Das Preis-Leistungsverhältnis und die Einsparungen, die mit ProActive realisiert werden könnten, waren im Vergleich zu anderen Herstellern der wichtigste Grund für Syncasso, sich für ProActive zu entscheiden.

Texterkennung für automatische Codierung
Syncasso arbeitet inzwischen seit vier Jahren rundum zufrieden mit ProActive Purchase to Pay Software. Die auffälligste Verbesserung ist die Art und Weise der Rechnungsverarbeitung. Rechnungen werden nun zentral in der Utrechter Hauptniederlassung gesammelt, dort direkt eingescannt und von der Finanzverwaltung codiert. Dank der erweiterten Text-Erkennung sind die Rechnungen vorcodiert. Zum Beispiel werden Lieferanten, Hauptbuchkontonummern, Kostenstellen und Zahlungsbedingungen von ProActive automatisch eingegeben. Außerdem erhalten Rechnungen eine Dossiernummer. Je nach Betrag und Dossiernummer werden die Rechnungen automatisch den richtigen Büros und Personen zur Genehmigung zugewiesen. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen mit der Software Otho bezahlt.

Bearbeitungszeit von Rechnungen jetzt doppelt so schnell
Berry Philippi, Manager Finanzen und Controlling über seine Erfahrungen mit ProActive: „Das Ziel war, die vielen manuellen Abläufe zu automatisieren und damit die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen zu beschleunigen. Diese Ziele haben wir mehr als erreicht. Die Bearbeitungszeit wird erheblich reduziert und wir haben jetzt eine gute Übersicht darüber, wer was prüfen muss und wie lange der Vorgang dauert. ProActive hat in Zusammenarbeit mit Otho Software eine Verknüpfung realisiert, mit der die Finanzverwaltung den Status der Zahlung jederzeit einsehen kann. Da die Rechnungsverarbeitung nun vollständig digitalisiert ist, gehen keine Rechnungen mehr verloren. Seit wir mit ProActive arbeiten, werden Rechnungen im Schnitt doppelt so schnell verarbeitet. Dank dieser Einsparung haben die Mitarbeiter/innen der Finanzverwaltung mehr Zeit für andere wichtige Dinge.“

ProActive referentie FNV

Facts & Figures

  • 11.000 Eingangsrechnungen pro Jahr
  • ProActive Rechnungsverarbeitung
  • Verringerung der Bearbeitungszeit von Rechnungen um 50 %
  • Finanzpaket Otho Software
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