Decos: Völlig papierlos ? Geht das und was sind die Vorteile?

Eine papierlose Finanzverwaltung:

wie organisiert man das und was sind die Vorteile?

Papierlos arbeiten im Rahmen der Nachhaltigkeit versteht jeder und braucht daher (fast) nicht erklärt zu werden. Aber wenn man papierlos arbeitet, gibt es dann auch finanzielle Vorteile? Und welchen Einfluss hat es auf Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und Partner? Als Softwarelieferant fing Decos 2011 damit an, papierlos zu arbeiten. Seit 6 Jahren führt diese Firma eine papierlose Politik durch, sodass sie genau weiß, wo und wie papierloses Arbeiten für einen Betrieb Vorteile bringen kann.

Decos hatte den Papierverbrauch komplett aus dem Büro verbannt. „Alle 60 Mitarbeiter bekamen ein I-Pad und der Papierverbrauch wurde mit sofortiger Wirkung aus dem Büro gestrichen“, erzählt Finanzmanager Nico de Mooij. „Wenn man Papier verbraucht, müssen Bäume abgeholzt werden. Und je mehr Papier verwendet wird, desto mehr Bäume müssen abgeholzt werden. Und Bäume gibt es nicht endlos. Technisch sind wir darauf vorbereitet, komplett papierlos zu arbeiten. Wir erstellen ja selber die darauf abgestimmte Software. Dann müssen wir natürlich auch mit gutem Beispiel vorangehen.“

Welche Prozesse sind papierlos?

Alle Prozesse die man sich denken kann, werden durch Decos papierlos ausgeführt. „Anfangs wurden die Tagungen papierlos abgehalten. Dafür haben wir die App „Minute“ entwickelt. In dieser App kann man die Tagesordnung zusammensetzen, das Protokoll führen und Dokumente hinzufügen. Danach haben wir die Verwaltung in Angriff genommen. Jetzt verarbeiten wir die Einkaufs- und Verkaufsrechnungen digital in unserem Buchhaltungspaket.“

Auch die Abwicklung der Arbeitsverträge verläuft völlig digital. „Man braucht nur noch digital zu unterschreiben. Unsere Angebote werden in derselben Art und Weise unterschrieben. Wir haben sogar mit dem Finanzamt vereinbart, dass wir die Gesuche – die normalerweise schriftlich eingereicht werden – per Mail schicken dürfen. Wir haben zudem vereinbart, dass diese Gesuche als gesetzlich gültig betrachtet werden und somit auch bearbeitet werden.

Der letzte Schritt war ein papierloses WC. Seit einigen Jahren hat Decos Dusch-WCs mit eingebauter Duschfunktion und Föhn, wodurch auf Toilettenpapier verzichtet werden kann. Aber dies ist noch kein sehr großer Erfolg. „Ich muss zugeben, dass auch ich froh bin, dass es noch WCs mit Toilettenpapier gibt. Wir haben also noch ein klein wenig Papier, daran halten wir auch fest.

Wie werden die Mitarbeiter überzeugt?

„Zur papierlosen Toilette gehen ist das Einzige, was schwierig ist, denn papierloses Arbeiten hatten wir im Nu geschafft. Jeder Mitarbeiter hier ist Tech Freak. Unser ganzes Gebäude hat auch diese Ausstrahlung. Wenn man keine Technik und Gadgets mag, passt man nicht ins Team.“

Die Personen die überhaupt nicht papierlos arbeiten wollen, haben ein Problem. Bei Decos darf einfach kein Papier gebraucht werden. „Wir behandeln unsere Partner und Lieferanten auf dieselbe Weise. Wenn Rechnungen nicht digital zugesandt werden, ist man kein „Decos-Lieferant“. So einfach ist es. Wir erwarten jedoch nicht vom Bäcker um die Ecke, dass eine XML-Rechnung zugesandt wird. In diesem Fall reicht ein Scan aus.

„Bei den Verträgen werden dieselben Regeln angewandt. Wir haben sogar die Bank gewechselt, da unsere alte Bank die Verträge nicht digital unterschreiben wollte.“

Papierloses Arbeiten: das ROI-Prinzip

„Jetzt, wo wir papierlos arbeiten, wird viel effizienter gearbeitet und wir sparen Zeit. Viele scheinbare Kleinigkeiten weisen dies aus, wie z.B. nach Dokumenten suchen, Daten abtippen oder zum Drucker gehen. Aber dieses Return on Investment-Prinzip kann man nicht in Zahlen angeben.“

In der Verwaltung sieht Decos jedoch einen deutlichen Unterschied. „Die Rechnungsverarbeitung kostet viel Zeit. Durch die Digitalisierung der eingehenden Rechnungen in ProActive braucht man für die Rechnungsverarbeitung weniger Mitarbeiter. Die meisten Daten und Umschreibungen der Rechnungen werden durch diese Software erkannt und das reduziert die Verarbeitungszeit natürlich erheblich.

Ein ganzer Wald gespart

Es sollte jedoch festgehalten werden, dass das ROI-Prinzip sich manchmal auch negativ auswirken kann. Wenn man ein I-Pad über drei Jahre abschreibt, kostet dies mehr als Papier. „Daraus ergibt sich auch, dass die Hauptsache bei uns nicht der finanzielle Vorteil ist. Wir haben ein felsenfestes Vertrauen in eine nachhaltige Zukunft. Daher sind wir bereit, mehr zu zahlen. So ist zum Beispiel der Anschaffungspreis unserer elektrischen Plug-In Hybrid Leasingautos, höher als der Preis der Autos mit einem konventionellen Verbrennungs- oder Benzinmotor. Es ist jedoch eine gute Investition für unsere Zukunft.“

Mit papierlosem Arbeiten spart Decos pro Mitarbeiter anderthalb Bäume pro Jahr. „Über die Jahre ist das allein in unserem Unternehmen schon ein ganzer Wald. Das ist unser Ziel.“

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2017-06-08T09:07:30+00:00