Kompendium zum E-Invoicing (1/6) Gründe, Kosten, Nutzen

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Kompendium zum E-Invoicing (1/6) Gründe, Kosten, Nutzen

Digitale Rechnungsverarbeitung

das Kompendium – Teil 1 von 6

Natürlich haben Sie bereits ein System oder ein Verfahren wie Sie Ihre Rechnungen verarbeiten. Aber ist dieses noch zeitgemäß und für die digitale Zukunft gerüstet? Und bietet es alle Vorteile die man von einer digitalen Rechnungsverarbeitung erwarten sollte? Dieses 6 teilige Kompendium soll Ihnen bei der Bewertung ihrer aktuellen Situation helfen und Sie mit allem wissenswerten rund um das Thema versorgen.

Teil 1
Habe ich schon ein System und wenn ja warum nicht ?
Die Gründe, Kosten, Nutzen und Alternativen

Der Hauptgrund, Rechnungen in der Zukunft digital zu handhaben, ist heute jedem klar und lautet: Kosten sparen. Darüber hinaus gibt es aber noch einige weitere Aspekte, die eine digitale Rechnungsverarbeitung heute nicht nur sinnvoll sondern so gut wie unumgänglich machen. Die meisten dieser Punkte münden zudem auch wieder in der Kostenreduzierung oder Gewinnoptimierung.

Einigen Studien und Umfragen zufolge, sind die Hauptbeweggründe für die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung wie folgt:

Zwei weitere wichtige Punkte, die in dieser Auswertung leider zu kurz kommen, sind: Die Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen des Gesetzgebers und der Internationalisierung. Zudem bietet eine gute Lösung neue Einblicke und Auswertungen, die helfen die internen Prozesse weiter zu verbessern. Diese beiden Themen werden aber in anderen Teilen dieses Kompendiums noch genauer behandelt. (Mehr dazu in Teil 2 & 4)

Bleiben wir also zunächst bei der Kosten- und Nutzenfrage. Der erste Gedanke ist sicher, ab welchem Rechnungsaufkommen lohnt sich die Einführung eines Systems. Es gibt aber noch viele weitere Kriterien, aufgrund derer sich die Einführung einer Lösung lohnt. Klar zu sagen ist, dass ab 400 Rechnungen im Monat die Grenze erreicht ist, die ein Nachdenken über weitere Gründe unnötig macht. Aber es ist auch durchaus sinnvoll, ein digitales System einzuführen wenn das Rechnungsaufkommen geringer ist. So kann eine Finanzsoftware mit entsprechenden Purchase to Pay-Modulen zum Beispiel eine große Kostenersparnis bringen, wenn Ihr Unternehmen sehr dezentral aufgestellt ist, grundsätzlich viele Fehler gemacht werden oder oft über Budgets gearbeitet wird, weil ein vorgegebener Genehmigungsprozess nicht existiert oder nicht ernst genug genommen wird.

Was kostet nun so ein System ? Da es natürlich viele verschiedene System und Preise gibt, ist das nicht mit einer einfachen Zahl zu beantworten. Zunächst muss entschieden werden was für ein System angeschafft werden soll.

Diese Fragen sollten Sie Sich beim Kauf einer Lösung stellen:

  1. Soll es nur ein einfaches Dokumentenmanagement werden, oder möchte ich einen erweiterten und flexibel einstellbaren Workflow mit Rollen, Rechten, Funktionen und Vertretungen?
  2. Soll das System alle erforderlichen Zusatzprogramme und Technologien jetzt und in Zukunft schon inkludiert haben?  (Mehr dazu in Teil 3)
  3. Kann ich das System in meine vorhandene Infrastruktur einbinden? (Mehr dazu in Teil 5)
  4. Soll es auf meinen Rechnern installiert sein oder bevorzuge ich eine Cloud-Lösung?
  5. Soll es rechtssicher und auditierbar sein? (Mehr dazu in Teil 2)
  6. Kann mir das System darüber hinaus wertvolle Informationen und Auswertungen liefern?  (Mehr dazu in Teil 4)
  7. Ist es benutzerfreundlich, versteht es jeder und kann auch jemand ohne große Kenntnisse der Buchhaltung damit arbeiten?

Am besten eignet sich eine Cloud Lösung. Diese bringt zudem weitere Vorteile mit sich, wie zum Beispiel den Zugriff von überall und Sie bleiben mit einer guten Lösung immer auf dem Stand der aktuellen Technologien und Anforderungen. Auch ist eine Cloud Lösung wesentlich kostengünstiger als eine relativ unflexible Installationslösung, die zudem weitere Hardware erfordert. Aus Sicht der Datensicherheit, gibt es auch nicht viel zu bedenken. (Mehr dazu in Teil 2)

Die meisten Preismodelle sind hier nutzungsbezogen. Somit ist auch für kleinere Unternehmen eine Lösung durchaus erschwinglich, zumal Sie sich eh schon nach kürzester Zeit mehr als bezahlt macht. Wir helfen Ihnen gerne mit einer individuellen return of invest Analyse. Da wir Ihnen gerne eine Zahl zur Orientierung geben möchten, können wir uns in diesem Fall nur auf unsere eigenen Lösungen beziehen. Diese gibt es in der Staffel 1 bis 1.750 Rechnungen im Jahr, bereits ab 275€ monatlich. 

Ist ein Rechnungsdienstleister eine Alternative ? Viele Nutzer eines Dienstleisters sind bereits wieder auf ein eigenes System gewechselt, da eben die Technologien der Dienstleister heute für jeden selbst nutzbar sind. Das Outsourcing dauert somit länger und sie bezahlen auch für standardisierte Prozesse, die sie im eigenen System auch selbst schon vollautomatisiert hätten. Denn Zukünftige Technologien, werden den Rechnungseingang noch weiter vereinfachen. Zudem kommt es immer wieder zu Irrläufern, die den Prozess wieder verlangsamen. Und die Wege bei Kontrolle und Rückfragen sind auch länger.

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2017-03-09T11:28:12+00:00