Kompendium zum E-Invoicing (2/6) Gesetze und Trends

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Kompendium zum E-Invoicing (2/6) Gesetze und Trends

Digitale Rechnungsverarbeitung

das Kompendium – Teil 2 von 6

Natürlich haben Sie bereits ein System oder ein Verfahren wie Sie Ihre Rechnungen verarbeiten. Aber ist dieses noch zeitgemäß und für die digitale Zukunft gerüstet? Und bietet es alle Vorteile die man von einer digitalen Rechnungsverarbeitung erwarten sollte? Dieses 6 teilige Kompendium soll Ihnen bei der Bewertung ihrer aktuellen Situation helfen und Sie mit allem wissenswerten rund um das Thema versorgen.

Teil 2
Wo kam es her, wo geht es hin und was macht es gerade ?
Die Gesetze und Trends

Der älteste, als Rechnung nachvollziehbarer Fund, wird den Sumerern um 3.500 v. Chr. zugeschrieben. Eine Abrechnungen für Brot und Bier auf Tontafeln. 500 Jahre später nahm man hierzu dann schon Papyrus. Wer nun wirklich die allererste Rechnung geschrieben hat, werden wir wohl nie erfahren. Fakt ist aber, dass die digitale Rechnung unumgänglich das Rechnungsformat der Zukunft ist.

Kostenersparnis, Zeitersparnis, Umweltschutz, Fehlerreduktion, bessere Kontrolle und Transparenz sind hier die Hauptgründe, warum sich immer mehr Unternehmen im Rechnungswesen digital aufstellen. Gerade die letzten beiden Punkte, sind auch für den Staat und die Finanzverwaltung ein willkommenes Instrument. Das ist Anlass genug um diese Entwicklung auch Seitens des Gesetzgebers voran zu treiben. Dies geschieht in erster Linie durch die Vereinfachung der Vorschriften zu einer rechtswirksamen Digitalisierung. Darüber hinaus gibt es auch bereits einen Gesetzesentwurf, der alle deutschen Behörden bis Ende 2018 dazu verpflichtet, Rechnungen auch digital empfangen zu können.

Die Unternehmen werden für die Finanzverwaltung dadurch zwar transparenter, aber das ist ja im Grunde nicht wirklich problematisch. Eine korrekte Meldung muss so oder so erfolgen. Auf digitalem Wege wird dann eben alles nur sehr viel einfacher. Auch die Prüfungen werden sich in der Zukunft stark verändern. Um eine Vorgehensweise rechtssicher und prüfbar zu machen, sind durch die Unternehmen im Vorfeld schon einige Dinge zu beachten. Die wichtigsten Punkte sind hierbei die Verfahrensdokumentation und die Einführung eines IKS.

Bei der Verfahrensdokumentation, wird der exakte Ablauf aller Schritte zum jeweiligen Prozess eines Geschäftsvorfalls schriftlich festgehalten. Dies hilft dem Prüfer die Abläufe zu verstehen und nachvollziehen zu können. So gehört also in Zukunft auch die Kontrolle, ob eine ordentlichen Dokumentation vorhanden ist, mit zum Prüfungsumfang.

Zunächst erscheint die Erarbeitung dieser Dokumentationen als notwendiges Übel. Aber es ist auch eine wunderbare Gelegenheit, mal wieder die Prozesse im Unternehmen zu beleuchten und ggf. neu zu definieren. Diese werden dann einfach nieder geschrieben. Sie dürfen jeder Zeit den Prozess verändern, Sie müssen dies nur immer wieder neu dokumentieren und festhalten zu welchem Zeitpunkt sich das Verfahren geändert hat.

Mit einem IKS – Internes Kontrollsystem – schaffen sich Unternehmen zum einen die Sicherheit, dass alle Verfahren ordnungsgemäss eingehalten werden und es zu keinen gewollten oder ungewollten Abweichungen von den rechtssicheren Prozessen gibt. Zum anderen schaffen Sie sich damit Pluspunkte bei der Finanzverwaltung. Denn diese sieht ein IKS als Indiz dafür, dass im Falle steuerlicher Ungereimtheiten, kein Vorsatz oder Leichtfertigkeit vorliegt.

Aber die wohl am meist gestellten Fragen sind: Wie rechtssicher ist das Ganze denn nun wirklich ? Und wie ist das mit der Aufbewahrungspflicht und dem ersetzenden Scannen? Grundsätzlich gilt, dass mit der Mehrwertsteuersystemrichtlinie 2010, die Finanzverwaltung die digitale Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt hat. Und im Zuge des Steuervereinfachungsgesetz von 2011, sind die umsatzsteuerlichen Regelungen deutlich vereinfacht worden.

Eine gute Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung prüft beim Empfang schon ob alle erforderlichen Kriterien einer ordentlichen Rechnung erfüllt sind. Damit Sie aber prüfen können, wie gut Sie schon für den digitalen Rechnungsempfang aufgestellt sind und was Sie zu beachten haben, haben wir hier für Sie eine Sammlung der wichtigsten Richtlinien und Gesetze zusammengestellt. Sie erreichen diese bequem per Klick auf den entsprechenden Namen.

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2017-05-16T15:25:56+00:00