Effizienz beginnt mit dem Rechnungsformat

//Effizienz beginnt mit dem Rechnungsformat

Effizienz beginnt mit dem Rechnungsformat

E-Fakturierung ist ein Schlagwort, mit dem sicher ein großer wirtschaftlicher Vorteil erzielt werden kann. Aber wie können Sie hiervon optimal profitieren? Eine effiziente Bearbeitung einer digitalen Rechnung beginnt mit einer korrekten Lieferung der Rechnung seitens des Anbieters.

Man kann eine digitale Rechnung in vielerlei verschiedener Art und Weise erstellen und vorlegen. Die korrekte Erstellung einer Rechnung beginnt schon bei der Datei. Die Rechnung müsste als Datei angeliefert werden. Sie können die E-Mail vielleicht als den Briefumschlag und die Datei als das Blatt Papier betrachten. Die Rechnung als Text in der E-Mail ist ungefähr so, wie wenn man einen Betrag auf den Briefumschlag schreibt. Das ist also nicht erstrebenswert. Jede Rechnung sollte mittels einer einzelnen Datei angeliefert werden. Mehrere Rechnungen in einer Datei sind mit mehreren Rechnungen vergleichbar, die man auf einer Seite ausdruckt. Auch das ist nicht erstrebenswert.

Das Format, in dem die Rechnung vorgelegt wird, ist von essenzieller Wichtigkeit. Bei Excel- und Word-Dateien handelt es sich um keine gebräuchlichen Formate für Rechnungen. Diese sollten Sie als Kunde nicht akzeptieren. Rechnungen müssen im PDF- und / oder XML-Format vorgelegt werden. XML ist hierbei am besten aufgebaut, gemäß dem standardisierten UBL-2.0-Format. Dies gewährleistet eine effiziente Bearbeitung der Rechnung über ProActive.

Der Anbieter kann die digitale Rechnung in verschiedenen Arten vorlegen. Es gibt inzwischen verschiedene Zwischenparteien, die dafür sorgen können, dass die Rechnungen eines Anbieters in einem digitalen Format beim Kunden vorgelegt werden. Das sind die sogenannten e-Fakturierungs-Dienstleister.

Der eine e-Fakturierungsdienstleister macht das kostenlos. Und der andere stellt dem Anbieter oder dem Kunden Kosten in Rechnung. Es ist merkwürdig, wenn man als Kunde dafür bezahlen muss, eine Rechnung digital zu erhalten. Das ist ungefähr so, als müssten Sie als Kunde die Briefmarke bezahlen, wenn Sie eine Rechnung per Post zugeschickt bekommen möchten. Wer will nun schnell bezahlt werden?

Bei was es sich nun um die Originalrechnung handelt, ist eine andere wichtige Frage bei der Intervention eines solchen Dienstleisters. Sind dies die Informationen, die Sie als Kunde von dem e-Fakturierungsdienstleister bekommen? Oder sind das die Informationen, die der Anbieter dem e-Fakturierungsdienstleister vorlegt? Man braucht eine gute Beratung, um sich die Bedingungen sorgfältig anzuschauen.

Die schlussendliche Zustellung der digitalen Rechnung kann dann in verschiedenen Arten erfolgen. Wenn der Anbieter eine E-Mail mit einem Link zu einer Webseite darin zuschickt, auf der Sie dann nach dem Einloggen die Rechnung downloaden können. Ist das ungefähr so als würden Sie ein Schreiben mit der Bitte bekommen, die Rechnung beispielsweise bei uns in der Richard Holkade 9 in Haarlem abzuholen. Außerdem entsteht wiederum zusätzliche Arbeit, wenn die Rechnung herunterladen werden muss. Sie sollten eine Rechnung direkt per elektronischer Post oder E-Mail an die korrekte Adresse zugeschickt bekommen, damit diese auch direkt in Ihrem Paket für die elektronische Rechnungsverarbeitung der ProActive Purchase to Pay Software bearbeitet werden kann.

ProActive ist auf die effiziente Bearbeitung digital eingegangener Rechnungen vorbereitet. Die Vorlage der digitalen Rechnung hat jedoch einen großen Einfluss auf das Maß an Effizienz. Es ist daher empfehlenswert, mit Ihren Anbietern über die Vorlage der Rechnung zu sprechen. Dabei könnte man auch über die Aufnahme einer korrekten Aufteilung bezüglich der Kostenstellen in der digital vorgelegten XML-Rechnung sprechen. Damit kann die Rechnung komplett automatisiert codiert werden. Diese Investition wird sich bei Ihren großen Anbietern sicher schnell amortisieren.

Faustregeln für die Vorlage für digitale Rechnungen:
1. Mittels Anhang in einer E-Mail
2. 1 Anhang = 1 Rechnung
3. Als PDF oder XML
4. Korrekte E-Mail-Anschrift
5. Aufteilung der Kostenstellen angeben

2017-01-19T16:13:26+00:00 Tipp vom Fachmann|

About the Author:

Na het achtereenvolgens afronden van een HBO opleiding „Digitale communicatie“ aan de Hogeschool van Utrecht en een master Business Informatics aan de Universiteit Utrecht ben ik aan de slag gegaan als consultant bij ProActive. In deze functie probeer ik de brug te slaan tussen ICT en bedrijfsprocessen. Inmiddels ben ik werkzaam in de functie „Teamleider Consultancy“ waarmee ik verantwoordelijk ben voor alle implementatieprojecten bij ProActive Software, de dagelijkse aansturing van de consultants, de ontwikkeling van het team en de toegepaste methodes. Daarnaast ben ik nauw betrokken bij het functioneel ontwerp van de software.

Hinterlasse einen Kommentar