Kompendium zum E-Invoicing (4/6) Das Zusammenspiel

Digitale Rechnungsverarbeitung

das Kompendium – Teil 4 von 6

Natürlich haben Sie bereits ein System oder ein Verfahren zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Aber ist dieses noch zeitgemäß und für die digitale Zukunft gerüstet? Und bietet es alle Vorteile die man von einer digitalen Rechnungsverarbeitung erwarten sollte? Dieses 6 teilige Kompendium soll Ihnen bei der Bewertung ihrer aktuellen Situation helfen und Sie mit allem wissenswerten rund um das Thema versorgen.

Teil 4
Rahn zu Müller, Müller zu Brehme, Brehme zu Götze …. zack drin !
Das Zusammenspiel, die Systeme und Schnittstellen

Wenn man mit dem Gedanken an eine digitale Rechnungsverarbeitung spielt, stellen sich einem schnell einige zusätzliche Fragen. Was ist mit meinen alten Systemen ? Sind diese kompatibel oder muss ich sie ersetzen ? Welche Systeme sind im Zusammenspiel generell sinnvoll ? Und was passiert eigentlich mit meinen alten Daten ?

Grundsätzlich kann man sagen, dass es so gut wie keine Grenzen gibt was das Koppeln von Systemen betrifft. Eher ist zu überprüfen ob sich der Aufwand zur Programmierung einer ggf. komplexeren Schnittstelle zu alten Systemen noch lohnt. An dieser Stelle ist es sinnvoll die Digitalisierung des Unternehmens globaler zu betrachten und alle Systeme und Abläufe grundsätzlich mal zu überprüfen und ggf. zu modernisieren. Denn je neuer die Systeme umso kompatibler sind sie. Und handelt es sich um Cloud Lösungen, wird das Ganze auch noch einfacher.

Welche Systeme sind nun sinnvoll, im Zusammenspiel mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ? Hierzu gibt es 3 wichtige Anhaltspunkte.

  1. Je früher ein Prozesschritt digitalisiert wird, umso einfacher wird der ganze Folgeprozess.
  2. Je mehr Informationen digital verknüpft werden, umso sicherer werden Automatismen.
  3. Je mehr alles verglichen werden kann, umso informativer werden Auswertungen.

Hier zunächst eine Übersicht der Systeme, die im Zusammenspiel mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung eine Rolle spielen können. Diese haben wir in 3 Relevanzen unterteilt.

Unabdingbar
Finanzbuchhaltung

Ratsam
Einkaufsmodul
ERP / LVS

Wünschenswert
Vertragsverwaltung
Projekt,- / Verbindlichkeitenverwaltung
Reisekostenabrechnung
Kassenbuchverwaltung
Dokumentenverwaltung

Am Ende aller Ausgaben-Prozesse steht natürlich die Finanzbuchhaltung, in diese die genehmigten Vorgänge übergeben werden müssen. Gute Rechnungsverarbeitungstools, können hier schon ganze Buchungssätze weitergeben, die bereits manuell oder sogar vollautomatisch kontiert wurden. Die Informationen über den Zahlungsstand in der Finanzbuchhaltung, können auch wieder an das Rechnungsmodul zurück übermittelt werden.

Der wichtigste Zuspieler ist unbestritten ein Einkaufsmodul. Bestellungen, die durch ein Workflow basiertes Einkaufsmodul bereits genehmigt, und mit allen relevanten Daten an den Lieferanten übermittelt wurden, können direkt mit der Rechnung abgeglichen werden. Hierdurch kann sogar ein komplett automatischer Genehmigungsprozess der Rechnung erfolgen.

Generieren und verwalten Sie Ihre Bestellungen in einem ERP System, so können die Daten auch hieraus übernommen werden. Es ist zudem möglich die Informationen am Ende auch in eine separate Lagerverwaltung zu übergeben. Weitere gute Unterstützung liefert auch ein Vertragsmanagementsystem. Hiermit lassen sich dann ganz leicht, ausgehandelte Konditionen und Verfahrensweisen kontrollieren.

Arbeiten Sie viel in Projekten und möchten deren Budgets im Auge behalten, oder haben Sie grundsätzlich gerne einen Überblick über Ihre laufenden Verbindlichkeiten, so können auch solche Module mit in den Prozess eingebunden werden. Weiterhin bietet eine gute Lösung zur digitalen  Rechnungsverarbeitung dem Benutzer die Möglichkeit, sämtliche zu einem Geschäftsvorfall zugehörigen Dokumente anzuhängen. Sollen diese auch durchsuchbar sein, hilft hier eine Dokumentenverwaltung weiter. Und zu guter Letzt, ist es auch möglich eine Reisekostenabrechnung und/oder eine Kassenbuchverwaltung mit einzubinden.

Beachten Sie daher ganz am Anfang ihrer Überlegungen, was Sie langfristig von ihrem System erwarten möchten. Wir unterscheiden hier in 4 Kategorien.

  1. Rechnungen mit einer Dokumentenverwaltung und externer Texterkennung bearbeiten
  2. Eine Rechnungsverwaltung mit integrierter lernfähigen Texterkennung und der Möglichkeit komplexe Workflows zu hinterlegen
  3. Eine komplette Purchase to pay Lösungen mit Einkaufsverwaltung
  4. Allumfassende Lösung für das gesamte Ausgabenmanagement

Wenn Ihnen das Zusammenspiel weiterführender Systeme zunächst zu komplex erscheint, so bedenken Sie, dass gute Lösungen rollenbasierte Frontends zur Verfügung stellen, die sich auf die Aufgaben und Rechte des jeweiligen Users minimieren.

Wahrscheinlich haben sie bereits angefangen Rechnungen zu digitalisieren und möchten die Daten in ein neues System übernehmen. Das ist auch grundsätzlich kein Problem, sondern ein Standardfall für jeden Lösungsanbieter. Alle Daten die in einer geordneten Struktur vorliegen, können in neue Systeme importiert werden. Ebenso verhält es sich mit den dazugehörigen Dokumenten. Hier werden die entsprechenden Verweise zu den Speicherorten mit ins neue System übernommen. Es empfiehlt sich dabei aber, alte und neue Dokumente an einem gemeinsamen Ort zu speichern und diese nicht auf mehrer Server aufzuteilen. Solche Dinge sind aber immer individuell zu klären.

Fassen wir also zusammen: Die Prozesse und Technologien sind in ständiger Weiterentwicklung. Dies ist eine logische Reaktion auf die wachsenden Anforderungen der Wirtschaft und Gesetzgebung. Der Wechsel auf neuere Systeme bleibt somit unvermeidlich. Es ist also nicht die Frage ob ich ein altes System ersetzen möchte, sondern wie Ganzheitlich ich das Thema angehe und wie kompatibel ich auch in Zukunft sein möchte.

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2017-05-10T09:38:29+00:00