Kompendium zum E-Invoicing (6/6) Die Projektumsetzung

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Kompendium zum E-Invoicing (6/6) Die Projektumsetzung

Digitale Rechnungsverarbeitung

das Kompendium – Teil 6 von 6

Natürlich haben Sie bereits ein System oder ein Verfahren zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Aber ist dieses noch zeitgemäß und für die digitale Zukunft gerüstet? Und bietet es alle Vorteile die man von einer digitalen Rechnungsverarbeitung erwarten sollte? Dieses 6 teilige Kompendium soll Ihnen bei der Bewertung ihrer aktuellen Situation helfen und Sie mit allem wissenswerten rund um das Thema versorgen.

Teil 6
Der Held der Finanzabteilung
Das Projekt, die Planung und Durchführung

Der heutige und damit auch finale Teil unseres Kompendiums zur digitalen Rechnungsverarbeitung, stellt eine Orientierungshilfe zur Erstellung eines Projektplans dar. Somit erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Aktionen hierfür erforderlich sind. Dieser Plan wurde aufgrund der Erfahrung, mit vielen Implementierungen bei diversen Unternehmen, erstellt. Hiermit möchten wir Ihnen einen möglichen Ablauf zur Verfügung stellen, den Sie dann auf Ihren Bedarf abstimmen können.

1. Betreffende

Um das Projekt durchzuführen, muss eine Projektgruppe eingerichtet werden. In dieser Projektgruppe müssen einige Funktionen vertreten sein. Es besteht hierbei die Möglichkeit, dass eine Person verschiedene Funktionen vertritt. Diese sind wie folgt:

1.1. Organisationsprojektmanager

Diese Funktion übernimmt oftmals die Leitung der Finanzverwaltung oder ein interner Projektmanager. Die Funktion ist für die interne Betreuung des Projekts verantwortlich.

Verantwortlichkeiten:

  • Für die Erfassung der benötigten Daten sorgen
  • Für die interne Kommunikation sorgen
  • Den Teilnehmern eine Schulung der Lösung bereitstellen
  • Die Pilotphase aus der Organisation heraus überprüfen und betreuen
  • Die Lösung nach der Pilotphase einrichten

1.2. Berater des Lösungsanbieters

Der Berater betreut das Projekt seitens des Softwareanbieters.

Verantwortlichkeiten:

  • Bezüglich der Möglichkeiten der Lösung beraten
  • Bezüglich der Lieferung der korrekten Daten betreuen
  • Bezüglich der Anwendung von der Lösung schulen
  • Für die Einrichtung der Lösung sorgen
  • Innerhalb der Pilotphase unterstützen

1.3. Kreditorenverwaltung

Personen mit der Funktion der Kreditorenverwaltung stellen einen wichtigen Teil der Pilotgruppe dar. Denn das sind die Personen, die die Rechnungen in die Lösung einbuchen.

Verantwortlichkeiten:

  • Daten bezüglich der Einrichtung der Lösung erfassen
  • An der Schulung teilnehmen
  • Die erste Einrichtung der Lösung testen
  • An der Pilotphase teilnehmen

1.4. Administrator

Die Anwendungsverwalter der Lösung sind schlussendlich die Personen, die die Software im Weiteren unterhalten.

Verantwortlichkeiten:

  • An der Schulung der Lösung teilnehmen
  • Die erste Einrichtung der Lösung testen

1.5. Teilnehmer Pilotphase

Eine ausgewählte Gruppe an Zeichnungsberechtigten, die ein repräsentatives Bild der Organisation vermitteln.

Verantwortlichkeiten:

  • An der Schulung der Lösung teilnehmen
  • An der Pilotphase teilnehmen

1.6. Administrator Finanzbuchhaltung

Ein Anwendungsverwalter der Finanzbuchhaltung sorgt für die Kopplung zwischen der Lösung und der Finanzbuchhaltung.

Verantwortlichkeiten:

  • Die Importdefinition konfigurieren
  • Die Kopplung testen

1.7. ICT

Die ICT-Funktion in diesem Projekt beschränkt sich darauf, die Rechnungen korrekt einzuscannen, hochzuladen und die digitalen Rechnungen an die Lösung automatisch weiterzuleiten.

Verantwortlichkeiten:

  • Den Scanner konfigurieren
  • Digitale Rechnungen automatisch weiterleiten

2. Benötigte Stammdaten

Es müssen für die erste Einrichtung der Rechnungsverarbeitung folgende Stammdaten erfasst werden:

  • Unternehmensstruktur
  • Berechtigungsplanung
  • Mitarbeiter (Zeichnungsbevollmächtigte, Kreditorenverwaltung, Anwendungsverwalter)
  • Verwaltung (en)
  • Kreditorendaten
  • Hauptbuchkonten
  • Kostenstellen
  • Kostenträger (so dies Anwendung findet)
  • Codes der Zahlungsbedingungen
  • Codes der MwSt.-Prozentsätze (so dies Anwendung findet)

Sie können ein Großteil hiervon aus der Finanzbuchhaltung exportieren. Für die übrigen Daten erhalten Sie eine Anliefervorlage.

3. Stufenplan

Die erfolgreiche Implementierung der Rechnungsverarbeitung ist in Phasen aufgeteilt. Wir haben die Phasen in den folgenden Kapiteln näher erläutert.

3.1. Erstes Gespräch

Der Berater der Lösung und der Projektmanager des Unternehmens sprechen während dieses Gesprächs Termine bezüglich der Implementierung der Software ab. Hierbei wird auf die gewünschte Einrichtung von der Lösung eingegangen und näher erläutert, welche Daten vorgelegt werden müssen, um die erste Einrichtung durchzuführen. Darüber hinaus wird auf alle Tätigkeiten eingegangen, die durchgeführt werden müssen. Außerdem wird hierzu eine Planung erstellt.

3.2. Stammdaten erfassen

Der Projektmanager des Unternehmens muss die benötigten Stammdaten erfassen (siehe Punkt 5 benötigte Stammdaten). Wie viel Zeit hierfür benötigt wird, hängt von der Verfügbarkeit dieser Daten im Unternehmen und der Zeit ab, die hierfür freigemacht werden kann. So kann insbesondere die Erstellung einer Berechtigungsplanung zeitraubend sein.

3.3. Den Scanner konfigurieren

Der Scanner muss gemäß den Anforderungen konfiguriert werden. Es wird vor Start der Schulung in Zusammenarbeit mit dem Berater der Lösung überprüft, ob die Rechnungen korrekt in die Software hochgeladen werden.

3.4. Kopplung Finanzpaket konfigurieren

Es muss abhängig vom Finanzpaket die Kopplung im Finanzpaket konfiguriert werden. Dies kann ein manuelles Auswechseln der Dateien zwischen dem Finanzpaket und der der Lösung, aber auch eine automatische Kopplung zwischen beiden Paketen in Form eines Webservice sein. Bei einem manuellen Auswechseln der Dateien, läuft es in den meisten Fällen darauf hinaus, dass eine Importdefinition zusammengestellt werden muss, sodass die von Der Lösung generierten Journalposten in das Finanzpaket eingelesen werden können. Bei einer Webservice-Kopplung, muss mittels einer Authentifizierung, eine Verbindung zwischen beiden Paketen hergestellt werden, damit die Journalposten mittels eines Knopfdrucks in der Lösung, automatisch in das Finanzpaket eingelesen werden können. Es kann abhängig von dem Finanzpaket hierbei erforderlich sein, den Anbieter des Pakets zu involvieren.

3.5. Die Lösung erstmalig einrichten

Der Berater der Rechnungsverarbeitung richtet die Lösungs-Umgebung auf Grundlage der vorgelegten Stammdaten ein. Nach der Einrichtung wird eine Testversion geliefert. Es ist ab diesem Zeitpunkt möglich, eine Schulung auf Grundlage der ersten Einrichtung durchzuführen.

3.6. Schulung Teilnehmer Pilotphase

Die Schulung wird in zwei Teile aufgeteilt. Zuerst werden die Mitarbeiter der Kreditorenverwaltung und die Anwendungsverwalter geschult. Das Hauptaugenmerk bei dieser Schulung liegt auf der Anwendungsverwaltung und dem Rechnungsverarbeitungsprozess innerhalb der Lösung. Anschließend besteht die Möglichkeit, die übrigen Teilnehmer der Pilotphase oder die Zeichnungsberechtigten zu schulen. Es wird innerhalb dieser Schulung vermittelt, wie eine Rechnung beurteilt wird. Beide Schulungen können am Standort durchgeführt werden. Es ist hierbei wichtig, dass die Teilnehmer pünktlich informiert werden und dass ein Raum zur Verfügung steht, der für die Schulung geeignet ist.

3.7. Die erste Einrichtung testen

Die Anwendungsverwalter und die Kreditorenverwaltung müssen nach der Schulung überprüfen, ob alle erforderlichen Informationen in der Lösung vorhanden sind. Der Rechnungsverarbeitungsprozess kann dadurch überprüft werden, indem man einige Testbuchungen durchführt. Es ist hierbei wichtig, auch die Kopplung zwischen der Lösung und dem Finanzpaket zu prüfen. Die erste Einrichtung wird in Zusammenarbeit mit dem Berater der Lösung möglicherweise noch angepasst.

3.8. Start Pilotphase

Wenn das Programm hinreichend getestet wurde, kann die Pilotphase gestartet werden. Die Rechnungen, die für die Pilotteilnehmer gedacht sind, werden ab diesem Zeitpunkt in der Lösung bearbeitet. Der Projektmananger muss überprüfen, dass hinreichend in dem Programm gebucht wird. Er muss die Pilotteilnehmer diesbezüglich motivieren. Es ist möglich, dass sich durch die Verwendung eines neuen Programms, insbesondere zu Beginn, der Arbeitsdruck der Kreditorenverwaltung erhöht. Das muss ein Unternehmen berücksichtigen. Das Maß an Priorität bezüglich des Projekts, spielt daher eine wichtige Rolle, damit die Pilotphase erfolgreich ist. Es besteht während der Pilotphase ein umfangreicher Kontakt zwischen dem Projektmanager des Unternehmens und dem Berater der Software. So können alle Probleme geklärt werden. Die Dauer einer Pilotphase variiert zwischen 1 bis 3 Monate. Sie hängt von den Entwicklungen innerhalb der Pilotphase ab.

3.9. Evaluierung

Es wird abhängig vom Verlauf der Pilotphase in Rücksprache festgelegt, wann eine Evaluierung erfolgen kann. Diese erfolgt dann mit dem Berater der Lösung. Der Berater spricht, abhängig von dem Ergebnis der Evaluierung, eine Empfehlung über den Gebrauch und die weitere Einführung von der Lösung aus.

3.10. Die Lösung einrichten

Die Lösung kann nach der Evaluierung im gesamten Unternehmen eingerichtet werden. Das Unternehmen muss die weitere Einrichtung selbstständig durchführen. Das Unternehmen kann diesbezüglich die Art und Weise der Einrichtung selbst festlegen. Dies kann in Phasen erfolgen. Aber in den meisten Fällen ist eine komplette Einrichtung am besten. Hierbei kann selbstverständlich auf das Service-Desk des Softwareanbieters zurückgegriffen werden. Außerdem kann der Berater der Software, auf Wunsch Empfehlungen aussprechen. Der Anbieter kann eventuell auch zusätzliche Schulungen durchführen. Die Dauer der erfolgreichen Einrichtung hängt von der Art und Weise der Einrichtung und der Größe und Komplexität des Unternehmens ab. Dies kann zwischen einigen Wochen bis zu einigen Monaten variieren.

4. Kritische Erfolgsfaktoren

Die Erfahrung zeigt, dass einige kritische Erfolgsfaktoren dazu beitragen, ob die Zielsetzung des Projekts erreicht wird. Sie stellen daher innerhalb des Projekts wichtige Punkte dar. Diese kritischen Erfolgsfaktoren haben einen großen Einfluss auf den diesbezüglich angegebenen benötigten Zeitraum.

  • Ausreichend Zeit für die Kreditorenverwaltung, mit einem neuen Programm während des Starts der Pilotphase zu starten.
  • Ausreichend Zeit für die Kreditorenverwaltung / den Projektmanager, Mitarbeiter (Zeichnungsberechtigte) während der Pilotphase und danach in der Anwendung der Lösung zu arbeiten.
  • Die Kreditoren zeitnah anschreiben, damit alle Rechnungen zentral hereinkommen, so dies noch nicht der Fall ist.
  • Es muss, falls noch keine aktuelle Berechtigungsplanung vorhanden ist, ausreichend Zeit eingeräumt werden, um diese erstellen zu können.
  • Eine sorgfältige Zusammenstellung einer Pilotgruppe, die ein repräsentatives Bild des Unternehmens darstellt. So können innerhalb der Pilotphase so viele Probleme wie möglich signalisiert und geklärt werden.
  • Eine klare und zeitnahe Kommunikation über die Inbetriebnahme des neuen, bei welcher vor allem auf die Vorteile der Lösung hingewiesen werden sollte.
  • Die Pilotphase betreuen.
  • Alle Teilnehmer pünktlich informieren und in das Projekt involvieren.
  • Vor dem Start der Pilotphase den Scanner korrekt konfigurieren und testen.
  • Die Kopplung zwischen der Lösung und dem Finanzpaket konfigurieren und testen.

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2017-07-05T08:05:08+00:00