Purchase to Pay 2017-08-14T10:08:12+00:00
Wir kreieren Lösungen, die eine bessere Kontrolle über die Ausgaben schaffen.
Das machen wir mit unserer selbst entwickelten Software.

Purchase to Pay von ProActive

Der beste Weg vom Einkauf bis zur Bezahlung

Die ProActive Purchase to Pay Software führt Sie durch alle Schritte, um Produkte und Dienstleistungen auf die effizienteste Art und Weise einzukaufen. Die Lösung für E-Procurement verbindet automatisch jede Rechnung mit der gelieferten Bestellung. Dies führt zu einer effektiven Buchhaltung, einer besseren Kontrolle über Ihre Ausgaben, ein klares Verständnis für Ihre Schulden und einer angemessenen Überwachung.

  • Alle Bestellungen werden innerhalb des Budgets gemacht
  • Die Rechnungen werden mit den Aufträgen abgestimmt
  • Alle Aufträge werden in einem System verwaltet
Wie funktioniert das?
Was kostet mich das?

Was ist der Purchase to Pay Prozess?

Der Begriff Purchase to Pay beschreibt den Einkauf-Prozess von Unternehmen. Er umfasst bestimmte Schritte, die bei jedem Einkauf absolviert werden. Der Purchase to Pay Prozess beginnt mit der Bestellung der benötigten Produkte oder Dienstleistung (Purchase) und endet mit der Zahlung der erhaltenen Rechnung (Pay).

Für den Bestell- und Bezahlvorgang im Unternehmen gibt es verschiedene gängige Bezeichnungen: Für Purchase to Pay Prozess ist der Begriff Procure to Pay Prozess ein geläufiges Synonym. Ganz gleich, wie das Verfahren in Ihrem Unternehmen bezeichnet wird – die Purchase to Pay Software als Bestandteil einer umfassenden Finanzsoftware ist die optimale Lösung für seine Optimierung.

Die Bestandteile der Purchase 2 Pay Software

Die wichtigsten Elemente im Purchase to Pay Prozess lassen sich mit den Modulen der ProActive Software optimal abwickeln. Die Hauptbestandteile unserer Purchase to Pay Software sind:

Die fehlerfreie und zügige Rechnungsabwicklung innerhalb des Prozesses ist für Unternehmen enorm wichtig, um effektiv arbeiten zu können. Im Zeitalter der Digitalisierung ist eine manuelle Bearbeitung von Rechnungen nicht mehr konkurrenzfähig: Sie nimmt zu viele zeitliche und personelle Kapazitäten in Anspruch. Es passieren Fehler, für deren Korrektur wiederum Zeit investiert werden muss.

ProActive setzt deshalb bei der Purchase to Pay Software auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung. Durch die automatische Abwicklung ist sie weniger fehleranfällig und schneller. Eingehende Rechnungen werden automatisch dem jeweiligen Bestellvorgang zugeordnet und gesetzeskonform und revisionssicher archiviert.

Einkäufe werden in der Regel von verschiedenen Mitarbeitern, an unterschiedlichen Orten und Zeitpunkten durchgeführt. Die manuelle Erfassung und Dokumentation der Bestellvorgänge stellt einen extremen Aufwand dar. Diese vergleichsweise langsame Erfassung der Daten einzelner Bestellungen ist sehr fehleranfällig. Ein überzogenes Budget oder nicht autorisierte Einkäufe durch Mitarbeiter ohne Zeichnungsberechtigung können die Folge sein.

Mit unserer Einkaufsmanagement Software behalten Sie alles im Blick! Ihre Mitarbeiter tätigen die Bestellungen bei Lieferanten über ein webbasiertes System, welches die Berechtigung und Genehmigung vor Abschluss prüft und die Bestellung schlussendlich bestätigt. Die Purchase to Pay Software verfolgt die Zahlungsstände und bietet die Möglichkeit zur umfangreichen Auswertung. Das System ist selbsterklärend, erfordert nur eine einmalige Dateneingabe und verwendet digitale Standard-Formulare – diese einfache Bedienung ist ein weiterer großer Vorteil.

Verträge und Vertragskonditionen im Blick zu behalten ist selbst in kleineren Unternehmen mit nur wenigen Vertragspartnern eine Herausforderung. Je größer der Betrieb und je mehr Geschäftspartner es gibt, umso häufiger tauchen Fehler in diesem Bereich auf. Verpasste Fristen und das Beibehalten von Verträgen, die aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr zum Betrieb passen, sind die Konsequenz.

Die Vertragsmanagement Software von ProActive gibt Ihnen einen Überblick über die eingegangenen Verträge. Mithilfe des digitalen Systems finden und verwalten Sie Ihre Verträge und Verpflichtungen schnell und zuverlässig. Außerdem werden Sie von der Purchase to Pay Software automatisch an Enddaten erinnert und verpassen somit keine Kündigungsfrist mehr!

Aus Verträgen, Projekten und in Anspruch genommenen Leistungen entstehen zahlreiche Verbindlichkeiten. Selten haben Unternehmen einen genauen Überblick über Schulden, Budgets und Projekte – effizientes Arbeiten und Verwalten ist so nicht möglich. Relevante Daten für Berichte und Übersichten fehlen und eine aussagekräftige Auswertung kann nicht erfolgen.

Behalten Sie die Kontrolle über Budgets und Projekte in Ihrem Unternehmen und fordern Sie Berichte entsprechender Aktivitäten an. Die Verbindlichkeitenmanagement Software von ProActive gleicht bestehende Rechnungen mit Verbindlichkeiten ab. Sie erhalten eine umfassende Übersicht über Ihre Schulden. Mahngebühren und Strafzahlungen reduzieren sich.

Die Vorteile digitalisierter Purchase to Pay Prozesse
  • Die Purchase to Pay Software von ProActive begleitet Ihren Einkaufsprozess zuverlässig: Selbst im hektischen Tagesgeschäft können Sie sich auf die Funktionalität des Systems verlassen.
  • Die verschiedenen Module als Lösungen für Schwachstellen in Ihrem Purchase to Pay Prozess sind miteinander sowie mit anderer Software kompatibel einsetzbar.
  • Das System arbeitet gemäß gesetzlicher Vorgaben und gebräuchlicher Richtlinien des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD).
  • Der Workflow erfolgt ohne Medienbrüche und ermöglicht zügiges Arbeiten.

Insgesamt profitieren Sie durch eine erhöhte Transparenz, zeitliche Einsparungen und ein Management mit vereinfachten Administrationsprozessen.

Mit den übersichtlich dargestellten Daten der rationalisierten Transaktionsabläufe lassen sich Auswertungen vornehmen, Pläne besser umsetzen und Ziele erreichen. Von den vielen Vorteilen einer digitalisierten Abwicklung des Einkaufs mithilfe einer Purchase to Pay Software profitieren nicht nur große Betriebe, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen.

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