Aus welchen Teilen besteht eine effiziente Rechnung?

//Aus welchen Teilen besteht eine effiziente Rechnung?

Aus welchen Teilen besteht eine effiziente Rechnung?

Was ist nun eine effektive Rechnung? Wie legt man das fest? Ist das eine Rechnung die schnell bezahlt wird? Wenn sämtliche Ihrer verschickten Rechnungen fristgemäß bezahlt werden, können sie sicher behaupten, dass diese effektiv sind. Aber das passiert in der Praxis nicht immer. Woran liegt das und wie können wir hier vorgehen?

Gründe für eine verspätete Bezahlung
Es gibt mehrere Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, um festzulegen, ob Ihre Rechnung effektiv ist. Stellen Sie sich die Frage, welche Gründe es hat, wenn Ihre Rechnung nicht fristgemäß bezahlt wird. Gründe warum die Rechnung nicht pünktlich bezahlt wurde, können beispielsweise Folgende sein:

Die Beschreibung der gelieferten Dinge ist nicht deutlich. Dadurch entsteht Ihrem Kunden zusätzliche Arbeit, bevor die Rechnung genehmigt werden kann.
Die Kostenstelle des Kunden ist nicht angegeben.
Wenden Sie sich zudem an Ihren Kunden und fragen ihn was Sie tun können, damit die Rechnungen zukünftig fristgemäß bezahlt werden.

Ungenaue Rechnungen
Bei Schulungen stelle ich regelmäßig eine Frage. „Wie viele Fragen bekommen Sie von Kunden anlässlich einer verschickten Rechnung?“ Hierdurch wird die Rechnung nicht pünktlich bezahlt. Die Antworten auf diese Frage sind sehr unterschiedlich. Aber sie haben neun von zehn Mal mit Ungenauigkeiten in der Rechnung zu tun.

Tipp für eine korrekte Rechnung
Es gibt bei der Erstellung Ihrer Rechnung einige Punkte die Sie berücksichtigen müssen:

  • Genauigkeit und Lesbarkeit. Beispielsweise die Beschreibung der gelieferten Dienste oder Produkte.
  • Anforderungen des Finanzsamts.
  • Wünsche des Kunden. Beispielsweise die Angabe der Kostenstelle des Kunden.
  • Das Programm arbeitet für Sie und nicht umgekehrt.

Ich bekomme sehr oft bei den Schulungen zu hören: „Ja, ich würde die Rechnungen oder Mahnungen ja gerne anders machen. Aber da sind die Beschränkungen des Programms.“ Hierzu möchte ich gerne einen Aufruf machen: Arbeiten Sie für das Programm? Oder muss nicht eher das Programm für Sie arbeiten. Vergessen Sie nicht, dass das Programm Ihre Wünsche und Anforderungen erfüllen muss. Die Rechnungen sind sicherlich nicht gut genug, wenn Sie die Hälfte Ihrer Zeit mit Telefonaten verbringen müssen, um zu erklären was in der Rechnung stehen muss.

Investieren bringt Geld ein
Das kann bedeuten, dass Investitionen getätigt werden müssen. Beispielsweise in ein neues Fakturierungsprogramm oder in Anpassungen der aktuellen Finanzsoftware. Denken Sie hierbei nicht an die kurzfristigen Kosten, sondern an die langfristigen Erträge. Es ist natürlich eine Herausforderung, den verantwortlichen Manager oder Direktor von der Notwendigkeit zu überzeugen. Bemessen Sie hierbei den Effekt Ihrer Rechnungen sowie einer digitalen Rechnungsverarbeitung und verwenden dies als Input. Weniger Zeit, schneller Ihr Geld. Und wer will das nicht?

Autor: Bart ten Cate
Berater Research & Learning
Graydon Nederland

2017-02-20T13:37:03+00:00 Tipp vom Fachmann|

About the Author:

ProActive Software entwickelt Erwerbs- und Zahlungssoftware, die Unternehmen einen Überblick über ihre Ausgaben verschafft. Der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung ist damit so effizient wie möglich gestaltet.

Hinterlasse einen Kommentar