Efficiënte verwerking begint bij een correcte aanlevering

E-facturering is een buzzword waarmee zeker veel economisch voordeel behaald kan worden. Maar hoe profiteert u daar nu eigenlijk optimaal van? Een efficiënte verwerking van de digitale factuur begint bij een correcte aanlevering van de factuur door de leverancier.

Er zijn nogal wat verschillende manieren om een digitale factuur op te stellen en aan te leveren. Het correct opstellen van een factuur begint al bij het bestand. De factuur zou als bestand moeten worden aangeleverd. De e-mail kun je eventueel zien als envelop en het bestand als het vel papier. De factuur als tekst in de e-mail is vergelijkbaar met het bedrag op de envelop schrijven en dus niet gewenst. Iedere factuur zou in een apart bestand moeten worden aangeleverd, meerdere facturen in één bestand is vergelijkbaar met meerdere facturen op één pagina afdrukken. Dat is niet wenselijk.

In welk formaat moet ik het aanleveren?
Het formaat waarin de factuur wordt aangeboden is van essentieel belang. Excel en Word bestanden zijn geen gebruikelijke formaten om een factuur in aan te bieden en zouden door u als klant niet moeten worden geaccepteerd. Facturen dienen in een PDF en/of een XML bestandsformaat te worden aangeleverd waarbij de XML bij voorkeur is opgebouwd volgens het gestandaardiseerde UBL 2.0 formaat. Dit garandeert een efficiënte verwerking van de factuur via ProActive.

Het aanleveren van de digitale factuur door de leverancier kan ook op diverse manieren. Inmiddels zijn er verschillende tussenpartijen die ervoor kunnen zorgen dat de facturen van een leverancier in een digitaal formaat bij hun klanten worden bezorgd, de zogenaamde e-facturatie dienstverleners.

De ene e-facturatie dienstverlener doet dat kosteloos en bij de ander zijn er kosten aan verbonden voor de leverancier of de klant. Er ontstaat een vreemde situatie wanneer je als klant moet betalen voor het digitaal ontvangen van een factuur. Dit is alsof je als klant de postzegels voor het ontvangen van een papieren factuur moet betalen. Wie wil er nu snel betaald worden?

Wat is de originele factuur?
Een ander belangrijk vraagstuk met de tussenkomst van zo’n dienstverlener is wat nu de originele factuur is. Is dit de informatie die je als klant ontvangt van de e-facturatie dienstverlener of is dit de informatie die de leverancier aan de e-facturatie dienstverlener verstrekt? Het verdient aanbeveling om de voorwaarden goed te bekijken.

Het uiteindelijk bezorgen van de digitale factuur kan ook weer op diverse manieren. Vreemd is het wanneer de leverancier een e-mail stuurt met daarin een link naar een website waar je na inloggen de factuur kan downloaden. Dat is vergelijkbaar met het ontvangen van een brief waarin het verzoek staat om de factuur te komen ophalen op bijvoorbeeld ons adres de Richard Holkade 9 te Haarlem. Het moeten downloaden van de factuur levert wederom extra onwenselijke verwerkingstijd op. Het is wenselijk om een factuur via de elektronische post oftewel e-mail op het juiste adres te ontvangen zodat deze eventueel rechtstreeks in uw factuurverwerkingspakket ProActive verwerkt kan worden.

ProActive is voorbereid op het efficiënt verwerken van digitaal ontvangen facturen. De mate van efficiëntie wordt echter sterk bepaald door de aanlevering van de digitale factuur. Het is daarom raadzaam om met uw leveranciers in overleg te treden over het aanleveren van de factuur. Daarbij zou zelfs overleg kunnen zijn over het opnemen van een juiste verdeling over kostenplaatsen in de digitaal aangeleverde XML-factuur om de factuur geheel geautomatiseerd te laten coderen. Deze investering gaat zichzelf bij uw grote leveranciers zeker snel terugverdienen.

Vuistregels aanlevering van digitale facturen:
1. Via bijlage in e-mail
2. 1 bijlage = 1 factuur
3. Als PDF of XML
4. E-mailadres juist
5. Kostenplaatsverdeling opgeven

2017-01-17T14:54:12+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

Na het achtereenvolgens afronden van een HBO opleiding "Digitale communicatie" aan de Hogeschool van Utrecht en een master Business Informatics aan de Universiteit Utrecht ben ik aan de slag gegaan als consultant bij ProActive. In deze functie probeer ik de brug te slaan tussen ICT en bedrijfsprocessen. Inmiddels ben ik werkzaam in de functie "Teamleider Consultancy" waarmee ik verantwoordelijk ben voor alle implementatieprojecten bij ProActive Software, de dagelijkse aansturing van de consultants, de ontwikkeling van het team en de toegepaste methodes. Daarnaast ben ik nauw betrokken bij het functioneel ontwerp van de software.

2 Reacties

  1. R. Visscher 13-01-2017 at 10:33 - Reply

    Mooi, helder stukje. In het stukje about the Author staat dat je aan de slaggegaan bent als consult ipv consultant.

  2. Lars van der Meer 13-01-2017 at 15:18 - Reply

    Beste R. Visscher, dank voor je comment en het wijzen op de typefout. We hebben het direct aangepast!

Laat een reactie achter