Facturen snel verwerken vanuit de postbus

Automatiseren gaat hand in hand met het verminderen van handmatige handelingen. Naarmate de mogelijkheden in ProActive toenemen, nemen de handmatige handelingen die medewerkers uitvoeren af. Een ander resultaat van automatiseren – en het verminderen van handmatige handelingen – is sneller werken. Dit is ook waar onze software voor bedoeld is, snel en efficiënt werken. Soms zijn er ogenschijnlijk kleine functionaliteiten die hieraan bijdragen; facturen snel verwerken vanuit de postbus is één van die functionaliteiten.

Snel verwerken op basis van afzender
Het instellen van snel verwerken op basis van de afzender doet u via het applicatiebeheer. Dit gaat per relatie. In het onderdeel waar u de gegevens van de relatie bewerkt staat, onder het kopje ‘Factuurverwerking’, het veld ‘Postbus afzender’. Als u hier het e-mailadres waar de relatie zijn facturen vandaan verzendt invult, gaan deze facturen in het vervolg automatisch direct vanuit de postbus naar ‘coderen’.

Snel verwerken op basis van ontvanger
Het snel verwerken van facturen kan ook op basis van de ontvanger. Dit is in het bijzonder handig voor het sneller verwerken van de papieren facturen die u inscant, of facturen die in een specifieke inbox terechtkomen. In dit geval gaat u via het applicatiebeheer rechtstreeks naar ‘Factuurverwerking’. De optie om een e-mailadres toe te voegen staat in het menu-onderdeel ‘Postbus’.

Bij het toevoegen van het e-mailadres heeft u ook de mogelijkheid om direct de bijbehorende administratie in te vullen. Dan vult het systeem automatisch deze administratie in bij facturen die op dit e-mailadres binnenkomen en hoeft u dit zelf niet meer te doen. Weer een handeling minder.

Alhoewel het een intern e-mailadres betreft, stuurt u deze facturen als het ware vanaf het interne e-mailadres door naar de postbus. Dit is ook de reden dat het systeem het e-mailadres als afzender e-mailadres bestempelt.

Vuistregels voor de aanlevering van digitale facturen
Snelle en efficiënte verwerking begint bij correcte aanlevering. Het is noodzakelijk dat u de facturen op de juiste manier aangeleverd krijgt. U mag meerdere facturen per e-mail aanleveren, zolang er één factuur per bijlage is toegevoegd. Om de factuur te kunnen verwerken, is het nodig dat de bijlage een pdf- of XML-bestand is. In het laatste geval dan ook het liefst in het UBL 2.0 formaat. Ten slotte is het mogelijk om een XML én bijbehorende pdf-factuur te ontvangen, maar voor een snelle verwerking ervan is het wel nodig dat de namen van de bestanden identiek zijn. Dat scheelt u namelijk weer een handeling.

2016-12-16T14:52:22+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter