Software voor automatische factuurverwerking

Software voor automatische factuur-verwerking

Bespaar 1.000 uur per jaar aan handmatig werk met de Spend Cloud! 

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen is een tijdrovend en foutgevoelig proces waarin het overzicht makkelijk uit het oog wordt verloren. Met digitale factuurverwerking van de Spend Cloud, automatiseer je dit arbeidsintensieve proces en krijg je inzicht, overzicht en controle.

Hero-image-medewerker-gebruikt-laptop-voor-spend-cloud-factuurverwerking

De voordelen van digitale factuurverwerking

Door het digitaliseren van factuurverwerking kun je eenvoudig zien waar een factuur zich ter goedkeuring bevindt. De Spend Cloud legt elke stap vast, hierdoor is de audit trail altijd terug te volgen.

Met een automatisch fiatteringsproces minimaliseer je handmatige handelingen die medewerkers moeten uitvoeren. Kunstmatige intelligentie zoals Autosuggest ondersteund hierbij. Facturen komen automatisch bij de juiste budgethouder terecht, die facturen met één klik kan beoordelen om meer tijd te besparen.

Facturen kunnen via de app of desktop beoordeeld worden. Ook de reminders wanneer acties niet tijdig ondernomen worden, werken op diverse devices.

Naast een integratie met meer dan vijftig ERP-systemen, koppelt de Spend Cloud ook met het PEPPOL-netwerk.

Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?

1. Ontvangen

Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- (PDF) en elektronische facturen (UBL, XML, PEPPOL) kunnen direct worden verwerkt. Op deze manier zul je inkomende facturen niet meer kwijtraken omdat deze nu geregistreerd staan in het systeem.

2. Herkennen/Coderen

De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch. Hierdoor is het niet meer nodig deze handeling handmatig uit te voeren. Daarmee wordt de foutgevoeligheid sterk verminderd.

3. Workflow

Na het controleren van de factuur gaat deze via de vooraf ingestelde workflow automatisch bij de juiste budgethouder. Hier komt een kracht van de Spend Cloud naar voren. De software is namelijk gemaakt om zo min mogelijk gebruikt te hoeven worden. Dankzij de verschillende opties kan de automatische factuurverwerking eenvoudig op maat worden ingericht. Zo sluit deze volledig aan op de manier waarop facturen binnen jouw bedrijf worden verwerkt.

4. Beoordelen

Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat ook de beoordeling van facturen eenvoudig en inzichtelijk wordt. Zo zien alle betrokkenen bij wie de factuur beoordeling afwacht. De budgethouder ontvangt een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt. 

Door de module Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop en Contractmanagement wordt de beoordeling al bij het inkoopproces gedaan, hierdoor gaat de factuur na stap 2 geheel automatisch door naar de betaling (stap 5).

5. Betalen

Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. Voor een nauwkeurige verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Daarom heeft de Spend Cloud een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

Benieuwd hoe we jouw factuurverwerkingsdata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Ontvang de factsheet direct!

Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!

Ontvang de factsheet direct!

Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!

Digitale factuurverwerking, hoe werkt het?

1. Ontvangen

Het automatiseren en digitaliseren begint bij de ontvangst van de facturen. Papieren facturen kunnen worden ingescand, digitale- en elektronische facturen kunnen direct worden verwerkt. 

2. Herkennen/Coderen

De Spend Cloud herkent en codeert de facturen automatisch. 

3. Workflow

Na het controleren van de factuur gaat deze via de vooraf ingestelde workflow automatisch naar de juiste budgethouder. 

4. Beoordelen

Alle betrokkenen zien bij wie de factuur beoordeling afwacht. De budgethouder ontvangt een reminder indien de beoordeling niet tijdig gebeurt. 

5. Betalen

Na de laatste goedkeuring is de factuur gereed voor betaling in het financiële pakket. De Spend Cloud heeft een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

De Spend Cloud sluit aan op ieder boekhoudprogramma

De Spend Cloud sluit aan op ieder boekhoud-programma

De Spend Cloud koppelt momenteel met 40+ systemen, zoals Visma.net Financials, AccountView, AFAS, Exact en Twinfield.

Eén Spend Cloud

Spend Cloud
Spend Cloud Cards

Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen, terwijl Finance controle over uitgaven heeft. Spend Cloud Cards zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.

Declareren

Maak het declaratieproces gebruiksvriendelijk en behapbaar. Combineer declaratiesoftware en slimme Spend Cloud Cards zodat medewerkers tijd besparen die ze aan kerntaken kunnen besteden. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.

Expense Pakket

‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.

Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.

Benieuwd hoe contractmanagement software kan bijdragen?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Inkoop

Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerking software.

Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.

Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?

Purchase to Pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced perfectioneer je het volledige Purchase to Pay-proces door geavanceerde factuurverwerking en contractmanagement te integreren. Profiteer van kunstmatige intelligentie voor snelle boekingsvoorstellen en gestructureerd contractbeheer om ongewenste verlengingen te voorkomen.

Deze allesomvattende oplossing biedt een geconsolideerde Spend Cloud-omgeving, waarmee je niet alleen de efficiëntie optimaliseert, maar ook kosten strategisch beheert.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.

Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.

Spend Cloud

De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent. Eén digitale omgeving voor alle uitgaven van jouw organisatie. Van het gehele Purchase to Pay proces tot slimme betaalpassen voor medewerkers.

Klik hier op de verschillende onderdelen om meer over de Spend Cloud te ontdekken.

Klantervaringen:

Centraal Museum - Klaas den Boer
“Het systeem zit logisch in elkaar. Daardoor is de acceptatie bij gebruikers erg goed.”
Bekijk de case
Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen - Monique van de Haar
“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”
Bekijk de case
LUMICKS - Vito Havik
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, we blijven groeien terwijl de uren besteed aan administratie, terug worden gebracht. Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”
Bekijk de case
Previous slide
Next slide
LUMICKS - Vito Havik
“Met de Spend Cloud kun je eenvoudig opschalen, we blijven groeien terwijl de uren besteed aan administratie, terug worden gebracht.Het administratieve werk is met één klik klaar, bij wijze van spreken.”
Bekijk de case
Stadsschouwburg Utrecht -Joost Kok
“Ik vind een factuur binnen een paar seconden terug!”
Bekijk de case
Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen - Monique van de Haar
“Dankzij de rapportages kan ik gerichte sturing geven op de tweede helft van het jaar.”
Bekijk de case
Previous slide
Next slide

Ontvang de factsheet direct!

Maak digitale factuurverwerking eenvoudig met kunstmatige intelligentie. Zet de eerste stap naar automatisch coderen en touchless verwerken!