Fitness- en wellnesscentrum LifeCity kiest voor ProActive

LifeCity is een fitness- en wellnesscentrum met vestigingen in Amersfoort, Amsterdam en Baarn. Doordat LifeCity meerdere vestigingen heeft, was het een behoorlijke uitdaging om de administratie inzichtelijk te houden. Facturen moesten voor betaling door meerdere mensen op verschillende locaties goedgekeurd worden, doorlooptijden waren lang en facturen waren soms moeilijk terug te vinden. Daar moest verandering in komen.

Jasmin Kubat, hoofd Financiën vertelt over zijn ervaring: “Veel fitnesscentra worstelen met dit probleem. We wisten dat door middel van digitalisering dit probleem getackeld kon worden. In eerste instantie dachten we dat LifeCity hier een te kleine organisatie voor was, maar met een simpele rekensom werd het gauw duidelijk dat een dergelijke investering zeker loont! Bij ProActive vonden wij dé flexibiliteit waar wij naar op zoek waren. Dankzij ProActive hebben wij veel uniformiteit en professionalisering aangebracht op onze administratie!”

Door middel van de factuurverwerkingsmodule gaan facturen nu digitaal de organisatie rond. Dat betekent dat facturen niet meer kwijt kunnen raken en dat deze op iedere gewenste locatie, entiteit en vanaf elk apparaat met internet kunnen worden beoordeeld. Bij afwezigheid kan deze verantwoordelijkheid eventueel ook aan een ander worden overgedragen. Dat biedt de organisatie de nodige flexibiliteit.

Om het proces verder te professionaliseren, gaat LifeCity naast de factuurverwerking ook haar contracten en onkostendeclaraties via ProActive beheren. Hierbij heeft LifeCity gekozen voor een gefaseerde uitrol, waarbij eerst ProActive Contractbeheer zal worden geïmplementeerd binnen de organisatie: deze uitbreiding zorgt voor grip op alle aangegane contracten. Door contractbeheer te combineren met ProActive Factuurverwerking kunnen facturen die voortkomen uit een contract eventueel automatisch betaalbaar gesteld worden. Ook belangrijk was grip te krijgen op contracten die telkens weer automatisch verlengd werden. Door middel van signalering worden contracthouders erop geattendeerd dat de einddatum een contract nadert, zodat deze tijdig kan worden verlengd of opgezegd.

Ook de eigenaar Jesse-Bo Leenders ondervindt direct resultaat van ProActive: “Door mijn verdeelde tijd in Nederland was het voor mij essentieel om zo snel mogelijk facturen in te zien en daarbij aan te kunnen geven hoe deze te verwerken voor welke BV. Doordat ProActive automatisch facturen aan contracten koppelt, kan ik me richten op zaken waar ik me het liefst mee bezig houd als ondernemer!”

In de laatste fase zal ProActive Declareren worden uitgerold binnen de organisatie, waarmee onkostendeclaraties voortaan digitaal zullen worden verwerkt. Dat garandeert een optimale verwerking van declaraties en is het administratieve proces in zijn geheel gewaarborgd en geprofessionaliseerd.

2016-12-16T09:50:35+00:00 Klanten|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter