Het succesvol implementeren van een nieuw inkoopsysteem

Het digitaliseren van het inkoopproces: stel een lijstje op met alle eisen en wensen, zoek een leverancier die hier het beste op aansluit en implementeer de software binnen de hele organisatie. Het lijkt heel simpel, maar er komt meer bij kijken dan in de eerste instantie nodig lijkt. Op de achtergrond zijn er namelijk een aantal belangrijke vraagstukken die de nodige aandacht verdienen alvorens de start van het project.

Waarmee valt en staat een succesvolle implementatie? Tijdens een inspiratiesessie hebben we over deze vraag gebrainstormd met een aantal klanten om dit boven water te krijgen. Terugblikkend op hoe zij de implementatie hebben ervaren hebben we hierbij een aantal aspecten kunnen vastleggen:

1. Geef het vormgevingsproces de nodige tijd
Het vormgeven van het gewenste inkoopproces is hierbij de belangrijkste factor. Dit kost en verdient veel tijd in de beginfase van het traject, vooral als er – tot nu toe – de volledige vrijheid heerst op het gebied van bestellen. U wilt meer grip op het proces. Hoe gaat u het proces inkaderen? Wie gaat het applicatiebeheer uitvoeren en het proces monitoren, indien er geen inkoopafdeling is? Dit zijn vragen waar u goed bij moet stil staan, alvorens u verder kunt gaan met de volgende stap. Wat zijn de voor- en nadelen van deze keuzes? Een goede ondersteuning en begeleiding van de leverancier van uw inkoopsysteem is hier heel belangrijk.

Het opstarten van een pilotfase is niet zinvol, zolang het inkoopproces niet helder is! Dit werkt namelijk vertragend en verwarrend voor de pilot. Geef daarom het vormgevingsproces de nodige tijd. Daar zal u later de vruchten van plukken.

2. Focus op de kern!
Bedenk dat een nieuw inkoopsysteem het gewenste proces moet ondersteunen. Ga uit van hetgeen wat u wilt bereiken door doelen op te stellen. Richt u bij het bepalen van het gewenste proces op de kern van de bestellingen; sta niet teveel stil bij uitzonderingen. De uitzonderlijke gevallen moeten namelijk niet het beleid bepalen, omdat u daar uiteindelijk ook niet de winst op gaat behalen.

3. Betrek iedereen tijdig
Een inkoopsysteem moet werkbaar zijn voor de gehele organisatie. Dat kan alleen bereikt worden indien alle relevante afdelingen worden betrokken in het voortraject. Vaak zien we in de praktijk dat de inkoper de enige is die het systeem begrijpt, maar de besteller op locatie geen idee heeft hoe de bestelling geplaatst moet worden. Focus u bij het kiezen van een ondersteunend systeem op de voordelen voor alle stakeholders.

Ook bij het bepalen van het proces is het belangrijk dat alle partijen hier achter staan. Het proces moet werkbaar zijn voor zowel de inkoopafdeling, financiële administratie als degene die bestelt. Zonder deze afstemming zal u kinken in de kabels ervaren en dat zal de implementatie in de weg staan.

4. Communicatie: wat levert het voor mij op?
Een organisatie kan op meerdere vlakken voordeel halen uit een inkoopsysteem en het is goed om dit mee te nemen in de communicatie. Een besteller wil echter met name weten wat het hem oplevert. Richt u bij de uitrol niet zozeer op de voordelen van de organisatie, maar highlight de voordelen voor de eindgebruiker. Hiermee verhoogt u de acceptatiegraad en gaan mensen er daadwerkelijk mee aan de slag.

Communicatie blijft altijd belangrijk. Betrek de organisatie bij alle ontwikkelingen en blijf positief, ook al is er sprake van weerstand. Uiteindelijk bent u degene die hen moet overtuigen dat dit de beste methode is.

2016-12-16T09:12:10+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

Voordat ik bij ProActive kwam te werken, heb ik een jaar gewerkt op de afdeling Operations van de Arubabank. Hier was ik nauw betrokken bij projecten waarbij bepaalde processen volledig geautomatiseerd werden. Zo een project had veel impact, maar ook meteen onomstotelijke voordelen. Ik vind het bijzonder om te zien hoe IT zulke oplossingen creeert. Bij ProActive begon ik als Consultant en sta ik nu aan de andere kant als Productmanager aan de wieg van onze IT oplossingen.

Laat een reactie achter