Hoe digitalisering uw budgetbewaking ondersteunt

Met alle bezuinigingen in de zorg is het belangrijk om controle te hebben op het steeds krapper wordende budget. Met minder geld moet u voorzien in dezelfde behoefte aan zorg. Hoe is dat te realiseren? Technologische ontwikkelingen worden ingezet voor de uitvoering van zorg; zelfmeetapparatuur, beeldschermzorg en in de toekomst wellicht ambulance-drones. Maar ook voor secundaire taken, taken waarmee u grip krijgt op het budget, zijn er technologische ontwikkelingen. In deze blog laten wij u zien waar de technologie van nu u kan ondersteunen bij de bewaking van het budget.

Eenheid tussen verschillende locaties
De zorgsector heeft an sich een decentraal karakter. Organisaties bestaan vaak uit een centrale locatie waar het bestuur zich afspeelt en verscheidene locaties waar de wezenlijke zorg plaatsvindt. Elke zorglocatie heeft een eigen karakter en eigen behoeften. De zelfsturende teams van tegenwoordig regelen grotendeels de zaken van hun eigen locatie en besteden het budget om invulling te geven aan hun behoeften. Wel vormen alle locaties samen één organisatie, waarvoor het bestuur uiteindelijk één financiële verantwoording aflegt. Hoe zorgt u voor overeenstemming in deze verschillende financiën?

Langs elkaar werken
De eerste verdeling van zorgorganisaties is over locaties, maar er is ook een verdeling in afdelingen. Elke afdeling heeft een eigen taak, zoals inkoop die naar de benodigdheden kijkt en welke leveranciers daar geschikt voor zijn. Of de crediteurenadministratie die de facturen afhandelt. Hoewel het aparte afdelingen zijn, hebben zij wel invloed op elkaar’s werk. Door deze processen op elkaar af te stemmen op het punt waar ze elkaar beïnvloeden, vereenvoudigt u het werk. Op welke manier krijgt u deze processen op één lijn?

Dezelfde taal spreken
Voor een gestroomlijnd proces; een optimale samenwerking tussen locaties en afdelingen binnen uw organisatie, is het nodig dat zij onderling informatie uitwisselen. Technologische ontwikkelingen maken het werk van deze afdelingen al makkelijker doordat zij vanwege digitale pakketten minder werk hoeven te verrichten. Alleen werken afdelingen in verschillende systemen, gericht op hun specifieke werkzaamheden. Hoe kunnen zij onderling toch informatie uitwisselen?

Optimaal automatiseren
Het is u vast opgevallen dat elke alinea eindigt met een vraag. Deze gaan wij ook voor u beantwoorden. Hoe zorgt u voor overeenstemming in verschillende financiën? Door op verschillende locaties wel eenzelfde werkwijze te hanteren. Als alle locaties met hetzelfde systeem werken, komen de gegevens gegarandeerd met elkaar overeen.

Het stroomlijnen van processen en onderling uitwisselen van informatie hangt nauw met elkaar samen. Het onderling uitwisselen van informatie is noodzakelijk voor het stroomlijnen van processen. Een voorbeeld: als afdeling Inkoop in hetzelfde systeem als de crediteurenadministratie werkt, is de financiële medewerker ervan verzekerd dat hij een factuur goedkeurt van een daadwerkelijke geleverd product, de zogeheten 3 weg matching. Voor die matching zijn nog meer opties: facturen waarvan het systeem controleert of zij binnen een contract vallen dat in het systeem geregistreerd staat.

Natuurlijk hebben de afdelingen ook andere digitale pakketten en systemen die ze moeten gebruiken. Inkoop maakt gebruik van webshops om artikelen te bestellen en nadat de administratie facturen heeft goedgekeurd, moeten deze verwerkt en betaald worden. Ook hier is het uitwisselen van gegevens belangrijk. Met het synchroniseren van deze systemen zorgt u voor foutloze overdracht van gegevens.

2016-12-15T15:27:51+00:00 Tip van de expert|

About the Author:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter