“Software installeren en klaar is Kees.”

“Software installeren en klaar is Kees!”

Gastblog door: Dutch Sherpas

Dat zou mooi zijn, software installeren, en binnen een jaar zijn alle problemen opgelost waarvoor de nieuwe software is aangeschaft. Helaas is dat niet zo eenvoudig.

Wat we vaak zien is dat bovenin de organisatie het besef ontstaat dat er iets gedaan moet worden aan bijvoorbeeld de kosten en dat er wordt besloten “we implementeren een nieuw systeem, bijvoorbeeld het inkoopsysteem”. Een goed besluit, maar wat is nodig om de beoogde verbeteringen daadwerkelijk te realiseren?

Zo krijg je medewerkers mee in de verandering

Veranderingen worden door medewerkers niet altijd als positief ervaren. Maar die medewerkers zijn wel belangrijk wanneer het op de uitvoering aankomt. Zorg voor het juiste klimaat voor de verandering!

Creëer urgentiegevoel.

Laat medewerkers de noodzaak van de verandering en het implementeren van Proactive zien. Overtuig ze van het belang van handelen.

Betrek de medewerkers bij het formuleren van het doel
Formuleer het doel, de beoogde werkwijze en bepaal in welke stappen dit doel te bereiken. Neem de zorgen en ideeën van medewerkers serieus. Dit bevordert de acceptatie.

Bespreek potentiële bedreigingen en mogelijke oplossingen.

Wat betekent de verandering voor mijn baan? Wat mag ik nog wel en wat niet meer? Ik ben niet handig met systemen, kan ik het wel? Vertel waarom jullie nieuwe software en daarmee een nieuwe werkwijze willen implementeren:

  • het realiseren van financiële voordelen
  • meer inzicht in en bevorderen van de benutting van contracten met leveranciers
  • gemak bij het bestellen en ontvangen van noodzakelijke producten
  • het reduceren van gedoe in het factuurverwerkingsproces

Vier kortetermijnsuccessen.

Niets motiveert meer dan succes. Implementeer module voor module, zodat u al aan de slag kunt. Vier de successen, maar ga door!

Laat de organisatie weten welke contracten er zijn, maak het medewerkers gemakkelijk bestaande contracten te gebruiken, implementeer de contractmodule en voer de bestaande leverancierscontracten in, in het systeem. Met als resultaat, gemak en betere contractbenutting, maar ga door!

Bepaal het gewenste bestelproces per type product, implementeer de inkoopsoftware, en implementeer de nieuwe bestelwerkwijze in stappen. Start met de realisatie bij een beperkt aantal afdelingen (pilots) en met een beperkt aantal producten. Evalueer het resultaat, pas eventueel aan, en rol de nieuwe werkwijze uit over de gehele organisatie, maar ga door!

Veranderen vraagt tijd.

Verandering is een proces dat vraagt om commitment. Dit kan het beste projectmatig in behapbare stappen worden aangepakt, met aandacht voor de borging van verbeteringen en draagvlak bij de medewerkers.

Het incasseren van alle voordelen van de implementatie van inkoopsoftware is bij elk bedrijf mensenwerk. Het vereist de juiste afstemming tussen de bedrijfsdoelen en prioriteiten, de beoogde werkwijze in het inkoopproces en de ondersteuning van het proces door de software, en het draagvlak en de verandercapaciteit van de medewerkers.

Het kan helpen om samen met een in inkoopproces verbeterprojecten gespecialiseerd bedrijf, de veranderingen vorm te geven en te realiseren. Gericht op focus en richting maar ook op het signaleren en wegnemen van de pijnpunten en de risico’s.

2017-07-10T11:12:49+00:00

Laat een reactie achter