Hoe kan ik mijn inkoopbeleid optimaliseren?

Goede inkoop vereist het aankopen van het product of de dienst die het beste past bij de behoefte tegen de meest gunstige prijs. Dit blijkt echter niet altijd makkelijk.

Wanneer een kaaswinkel adverteert met ‘de goedkoopste en de beste!’ is er een kleine kans dat deze winkel inderdaad de goedkoopste kaas verkoopt. Er is tevens een kleine kans dat deze winkel de beste kaas verkoopt. De kans dat deze winkel zowel de goedkoopste als de beste kaas verkoopt is nihil. Bovendien hoeft de kaas die het best bij de behoefte past niet altijd “de beste” kaas te zijn, maar hoeft het ook zeker niet altijd de goedkoopste kaas te zijn.

Wanneer je grote hoeveelheden kaas nodig hebt, loont het de moeite om op zoek te gaan naar het juiste product en de juiste leverancier. In een sterk gecentraliseerde organisatie kun je op deze manier het inkoopbeleid relatief eenvoudig vormgeven en gebruik maken van het ‘Just in time’ principe om kostbaar voorraadbeheer weg te nemen.

In een organisatie met een decentraal karakter, een grote diversiteit aan behoeften in kleinere hoeveelheden en een enorme hoeveelheid “inkopers” is dit een stuk lastiger. Grootschalige behoeften die zich lenen voor centrale inkoop, zoals energie, worden centraal ingekocht. Kleinschaligere behoefte die vaak op afroep beschikbaar moeten zijn worden veelal in kleinere hoeveelheden decentraal ingekocht. Centrale inkoop inclusief voorraadbeheer is nooit rendabel geweest waardoor een decentraal inkoopbeleid is ontstaan voor dergelijke behoeften. “Iedere locatie heeft een eigen kaasleverancier.” Hiermee wordt echter geen gebruik gemaakt van de schaalvoordelen die het de organisatie als geheel kan opleveren wanneer er centraal ingekocht wordt. Bovendien is de “decentrale inkoper” niet altijd in staat om de “kaas” te selecteren die het beste bij de behoefte past tegen de meest gunstige prijs. De huidige bestelmogelijkheden en levertijden maken een optimalisatieslag mogelijk.

De sleutel tot succes voor dit soort organisaties is centraal inkopen, maar decentraal bestellen. Onder inkopen verstaan we in dit geval het selecteren van het juiste product bij de juiste aanbieder en het maken van afspraken met de leverancier. Decentraal kan men op afroep de producten en diensten bestellen bij de geselecteerde leveranciers. Op deze manier wordt er bewust ingekocht bij de juiste leveranciers, wordt er gebruik gemaakt van het schaalvoordeel en wordt het ‘Just in time’ principe volledig benut. “De kaas die het beste bij de behoefte past, tegen een nog gunstigere prijs op het juiste moment geleverd.”

Het efficiënt organiseren van dit proces heeft nogal wat voeten in de aarde. Een inkoopapplicatie kan hierbij uitkomst bieden. Via een inkoopapplicatie kan de decentrale besteller eenvoudig zijn weg vinden naar het juiste product van de geselecteerde aanbieder, waar het de centrale inkoper handvatten biedt om het proces op een gestructureerde manier vorm te geven en te monitoren.

2016-12-16T09:26:19+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

Na het achtereenvolgens afronden van een HBO opleiding “Digitale communicatie” aan de Hogeschool van Utrecht en een master Business Informatics aan de Universiteit Utrecht ben ik aan de slag gegaan als consultant bij ProActive. In deze functie probeer ik de brug te slaan tussen ICT en bedrijfsprocessen. Inmiddels ben ik werkzaam in de functie “Teamleider Consultancy” waarmee ik verantwoordelijk ben voor alle implementatieprojecten bij ProActive Software, de dagelijkse aansturing van de consultants, de ontwikkeling van het team en de toegepaste methodes. Daarnaast ben ik nauw betrokken bij het functioneel ontwerp van de software.

Laat een reactie achter