Is Cashless Bankieren mogelijk?

Een vraag die veel besproken wordt bij de vele zorginstellingen in het land die ik regelmatig bezoek. Het gaat hierbij om zorginstellingen die veel decentrale locaties hebben met eigen kassen met contant geld. Voor de controller en de financiële administratie een onderdeel van het betalingsverkeer die veelal niet inzichtelijk is, veel tijd kost en erg fraude gevoelig is. Als we inzoomen op een decentrale locatie dan zien we vaak een geldkistje met contant geld en één bankpas die gekoppeld is aan een bankrekening op naam van de locatie. Omdat er in teamverband 7 x24 uur gewerkt wordt gaat de bankpas van hand tot hand om daarmee de dagelijkse inkopen te doen voor de locatie. Daardoor is veelal niet inzichtelijk wie de uitgaven gedaan heeft. Voor de verwerking van al de kas- en banktransacties worden veelal zelfgebouwde applicaties gebruikt, die 1x per maand naar de financiële administratie moeten worden gestuurd.

Kortom: arbeidsintensieve werkzaamheden voor de locaties en de financiële administratie en geen inzicht in dagelijkse geldstromen.

Is dit herkenbaar voor uw situatie? Wellicht denkt u nu: een probleem herkennen en omschrijven is mooi, maar is er hier ook een oplossing voor? Die is er zeker en wil ik hierbij graag toelichten. Een oplossing overigens die we inmiddels bij veel zorglocaties (en andere klanten met veel lokale kassen) naar volle tevredenheid hebben geïmplementeerd. Wat hebben we gedaan? Geef iedere medewerker (die geld mag uitgeven) op een locatie een eigen Prepaid pas waarmee zij kunnen PINNEN en/of geld kunnen opnemen bij de geldautomaat. De prepaid passen van deze locatie zijn gekoppeld aan een fictieve rekening waarop via een beveiligde internettool per direct een saldo kan worden gezet. Daardoor zijn uitgaven per persoon traceerbaar. De prepaid passen (met eigen logo) + pincodebrieven liggen bij de zorginstelling op voorraad en kunnen per direct worden uitgegeven of ingetrokken.

Alle uitgaven van deze cards worden ingelezen in het pasboek van ProActive en kunnen middels herkenning van omschrijvingen automatisch worden verwerkt en ingelezen in het eigen boekhoudpakket.

Middels de goed samenwerkende oplossingen van ABN AMRO Bank en ProActive Software wordt het contante geld voor het grootste deel teruggedrongen, zijn alle uitgaven op alle momenten per medewerker inzichtelijk en de administratie enorm vereenvoudigd. Wij kunnen dit mooi omschrijven (worden we voor betaald), maar de praktijk laat zien dat het heel goed werkt. Veel van onze gezamenlijke klanten zijn graag bereid om uw vragen te beantwoorden en te laten zien hoe zij in de praktijk het cashless bankieren hebben vorm gegeven. Daarnaast mag u mij altijd bellen voor informatie, advies of voor een afspraak/demo op uw locatie.

Auteur: John van Rumpt
Functie: Consultant cash management bij ABN AMRO Bank Public sector clients
ABN AMRO

2016-12-16T10:17:25+00:00 Tip van de expert, Partners|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter