Eindejaarstip 2017 – Een nieuw boekjaar aanmaken

Het einde van het jaar is weer in zicht. Dit brengt een aantal zaken met zich mee. Ten eerste zijn er vaak collega’s met vakantie en worden hun taken overgenomen. Wij hebben hier al eerder een tip over gepubliceerd: eenvoudig een vervanger instellen in ProActive.

Nog belangrijker is de verandering van het boekjaar van facturen. Facturen worden binnenkort niet meer in boekjaar 2017 geboekt, maar in boekjaar 2018. Dit heeft op z’n beurt weer invloed op uw boekstuknummerreeks.

Wat dit precies betekent, wordt duidelijk in de tip.

Klik hier om de video in ProActive te bekijken.

Let op het einde van uw boekstuknummerreeks

Iedere factuur die in ProActive staat heeft zijn eigen boekstuknummer. Dit is een uniek nummer dat in de meeste gevallen is opgebouwd uit:

  • een administratienummer
  • een jaaraanduiding en
  • een digitaal factuurnummer.

Zo kan een boekstuknummer er bijvoorbeeld zo uitzien: 01.17.6587. In dit geval bestaat het boekstuknummer uit acht karakters, wat betekent dat er per jaar en per administratie tot 9999 boekstuknummers kunnen worden gegenereerd. Facturen met een boekstuknummer boven dit aantal kan het systeem niet verwerken.

Het kan zijn dat u gebruikmaakt van een ander soort reeks. Daarom raden wij aan om uw laatste boekstuknummer te controleren. Wanneer uit de controle blijkt dat u tegen het einde van de reeks aanloopt – en u volgend jaar verwacht meer facturen te verwerken – kunt u onze serviceafdeling contacteren voor advies.

Nieuwe boekstuknummers in 2018

Na 31 december zal het nieuwe boekjaar beginnen en uw boekstuknummerreeks veranderen van een reeks met een aanduiding van 2017 naar 2018. Dit heeft invloed op het gebruik van barcode- en QR-code-stickers, het uploaden van PDF-facturen en het verwerken van e-mails.

Mocht u gebruik maken van barcode of QR-code stickers, dan dient u voor het nieuwe jaar ook nieuwe stickers te genereren. Dit doet u bij ‘Applicatiebeheer’, ‘Algemeen’ en dan ‘Barcodes’. Als u bij het aanmaken van de stickers 2018 selecteert, zal ProActive een nieuwe reeks met boekstuknummers genereren voor het nieuwe boekjaar.

Standaardwaarde van het boekjaar wijzigen

Bij het uploaden van PDF-facturen via het onderdeel ‘Toevoegen’, dient u een boekjaar te selecteren. Omdat we nu nog in boekjaar 2017 zitten zal ‘2017’ hier standaard zijn geselecteerd. Het kan echter voorkomen dat u in december al facturen voor januari wilt uploaden, of in januari facturen voor december. Vergeet dan niet de standaardwaarde te wijzigen naar het juiste jaar.

N.B. u kunt in dezelfde batch geen facturen uploaden voor zowel 2017 als 2018. U kunt maar één boekjaar selecteren. ProActive zal alle facturen uit dezelfde batch een boekstuknummer toewijzen voor het jaar dat u hier heeft geselecteerd.

Facturen via de postbus verwerken in 2018

Voor het verwerken van facturen via de Postbus dient u bij het controleren van de e-mail, een boekjaar op te geven. Na het verwerken worden de facturen doorgezet naar het onderdeel ‘Coderen’ en krijgen vervolgens een boekstuknummer toegewezen met betrekking tot het geselecteerde boekjaar.

Daarnaast kunt u bij de Postbus gebruikmaken van de functionaliteit waarbij e-mails automatisch worden verwerkt. Hierbij worden e-mails verstuurd van/naar een specifiek e-mailadres automatisch verwerkt en direct naar het onderdeel ‘Coderen’ gestuurd.

Voor deze facturen zal ProActive automatisch het huidige boekjaar toekennen. Dus facturen binnengekomen in december zullen een boekstuknummer krijgen met betrekking tot 2017. Waarbij facturen ontvangen vanaf 1 januari een boekstuknummer krijgen met betrekking tot 2018.

Als het wenselijk is dat de facturen in december ook het boekjaar 2018 krijgen toegewezen, kunt u contact opnemen met onze serviceafdeling.

Verkeerd geboekte facturen

De tips zijn er om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Mocht dat alsnog gebeuren en wordt een factuur in het verkeerde jaar wordt geboekt? Dan dient u deze factuur definitief af te keuren en de e-mail of scan opnieuw te verwerken.

2017-12-22T11:53:56+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter