Tip – Contract-, ontvangst- en bezorggroepen

//Tip – Contract-, ontvangst- en bezorggroepen

Tip – Contract-, ontvangst- en bezorggroepen

Naast rollen aanmaken, kunt u ook groepen aanmaken in ProActive. Als u met groepen werkt, kunt u meerdere medewerkers koppelen aan een actie, zodat allen deze mogen uitvoeren.

In de tip laat Claudia zien hoe u groepen samenstelt en in welke modules u er gebruik van kunt maken.

Als u vanaf uw werkplek niet op YouTube kunt, kunt u de video in ProActive bekijken. Kunt u helemaal geen video’s bekijken? Dan vindt u de tip hieronder uitgeschreven.

 

Groepen aanmaken in ProActive

Door met groepen te werken kunt u meerdere medewerkers koppelen aan een actie. Dit levert bijvoorbeeld een groot voordeel op als een medewerker uit dienst treedt. U kunt de medewerker dan uit de groep halen en zijn of haar opvolger koppelen. Hierdoor krijgt deze nieuwe medewerker direct toegang tot alle relevante gegevens.

Dit soort groepen kunt u instellen voor de module Contractbeheer en de module Inkoop.

Groepen in Contractbeheer

Bij Contractbeheer kunt u groepen samenstellen voor contractbetrokkenen. Deze medewerkers kunnen het contract inzien in hun archief. Ook ontvangen zij een notificatie wanneer het contract beëindigd of verlengd moet worden.

U stelt een groep samen via ‘Applicatiebeheer’, ‘Contractbeheer’ en dan ‘Groepen’. Door op ‘Toevoegen’ te klikken, kunt u de groep aanmaken. Hierna kunt u medewerkers koppelen. U koppelt de groep aan het contract via de menuonderdelen ‘Registeren’ en ‘Archief’.

Bezorg- en ontvangstgroepen voor Inkoop

Indien u werkt met de module Inkoop kunt u bezorg- en ontvangstgroepen samenstellen.

Bezorggroepen stelt u in bij een interne leverancier. Door een interne leverancier in ProActive aan te maken, kunnen medewerkers orderaanvragen indienen voor producten die al in huis zijn. Die zijn dan centraal ingekocht. Na het indienen van de orderaanvraag creëert ProActive een actie om de bezorggroep de aangevraagde goederen te laten bezorgen.

Daarnaast kunt u medewerkers koppelen aan een ontvangstgroep. Bij het samenstellen van de orderaanvraag kunt u dan de ontvangstgroep selecteren in plaats van een individuele medewerker. Zodra één van deze medewerkers de ontvangst heeft geregistreerd is de actie voltooid.

Zowel een ontvangst- als een bezorggroep stelt u in bij ‘Applicatiebeheer’, ‘Inkoop’ en dan ‘Groepen’. Met ‘Toevoegen’ maakt u de groep aan. Hier kunt u aangeven of u een bezorg- of ontvangstgroep wilt samenstellen. Nadat de groep is aangemaakt kunt u de medewerkers koppelen.

Indien u met groepen werkt of gaat werken, vergeet dan niet bij het toevoegen van nieuwe medewerkers deze medewerkers ook te koppelen aan één van deze groepen.

2017-10-17T15:02:32+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter