Tip – Spend analyse tool: inkoopvolume en top 25 spend

Met de spend analyse tool kunt u uitgaven analyseren aan de hand van actuele gegevens. Zo wordt inzichtelijk waar er verbeteringen mogelijk zijn van het inkoopproces. De spend analyse bestaat uit de menuonderdelen ‘Inkoopvolume’ en ‘Top 25 spend’.

In de tip laat Claudia zien hoe deze onderdelen werken. Als u vanaf uw werkplek niet op YouTube kunt, kunt u de video in ProActive bekijken via deze link.

Mocht u geen video’s kunnen bekijken, dan vindt u de tip hieronder uitgeschreven.

De spend analyse tool

Met de menuonderdelen ‘Inkoopvolume’ en ‘Top 25 spend’ heeft u de mogelijkheid om met actuele gegevens uw uitgaven te analyseren. De spend analyses hebben wij samen ontwikkeld met inkoopadviesbureau het NIC, om u te helpen zicht en grip te krijgen op al uw uitgaven. Let wel dat alleen de gegevens van geëxporteerde facturen worden meegenomen. Pas dan zijn de uitgaven definitief en zal de codering niet meer wijzigen.

De spend analyses vindt u onder ‘Analyse’. Hier vindt u onder andere ‘Inkoopvolume’ en ‘Top 25 spend’. Bij ‘Inkoopvolume’ kunt u analyses maken met betrekking tot al uw uitgaven. Zoals een analyse die uw totaal uitgaven per maand weergeeft. Bij ‘Top 25 Spend’ worden verschillende factoren tegen elkaar afgezet, om uw grootste uitgaven inzichtelijk te maken. Zoals een analyse ‘Top 25 crediteuren met de meeste spend’.

Inkoopvolume

Wanneer u op ‘Inkoopvolume’ klikt,verschijnter direct een cirkeldiagram waarin het inkoopvolume wordt weergegeven. Ziet u hier geen cirkeldiagram? Dan zijn er voor uw omgeving nog geen productgroepen ingesteld. Dit kunt u zelf instellen en activeren.

In de diagram worden uw uitgaven onderverdeeld in ‘Beïnvloedbaar’ en ‘Niet beïnvloedbaar’. De beïnvloedbare uitgaven zijn te specificeren. Klik hiervoor op ‘Beïnvloedbaar’. U ziet vervolgens de verhouding tussen de productgroepen waar de uitgaven op zijn geboekt. Bij de omgevingen met de PIANOO productgroepenlijst, kunnen we nog een laag dieper specificeren. Klik hiervoor op de productgroep. U geeft bij een grootboek aan of de kosten die worden geboekt op het grootboek, beïnvloedbaar of niet beïnvloedbaar zijn.

Indien u een laag terugwilt, klikt u op ‘Terug’. Met ‘Origineel weergegeven’ gaat u terug naar de originele weergave van de diagram. Daarnaast heeft u bij iedere cirkeldiagram de mogelijkheid om deze te downloaden in verschillende bestandsformaten.

Onder het cirkeldiagram ‘Inkoopvolume’ vindt u de staafdiagrammen ‘Spend per organisatorische eenheid’ en ‘Spend per maand’. Door op het pijltje aan de rechterkant te klikken, klapt u de gegevens uit.

Wanneer u kijkt naar de diagram ‘Spend per maand’, ziet u wat uw uitgaven zijn geweest per maand. Het exacte bedrag komt tevoorschijn als u met uw muis over de paarse staaf beweegt. Tevens heeft u de mogelijkheid om in te zoomen op een specifiek deel van de diagram. Dit doet u door het gedeelte waarop u wilt inzoomen te selecteren. U klikt op het uitzoom-icoon (een vergrootglas met daarin een min-teken) om de selectie op te heffen.

Top 25 spend

Bij de ‘Top 25 spend’ wordt direct een staafdiagram met de ‘Top 25 crediteuren met de meeste spend’ weergegeven. Op de x-as staan de crediteuren en op de y-as het totaal aan kosten. Door over de staven te bewegen, komen de crediteur, het totaalbedrag en hoeveel facturen er in totaal vanuit deze crediteur zijn geëxporteerd, tevoorschijn.

Onder de diagram met de “Top 25 spend” vindt u de‘Top 25 crediteuren met de meeste facturen’ en de ‘Top 25 productgroepen met de meeste spend’.

Onderaan de analyses ziet u de legenda. Als u wilt dat één van de waardes wordt uitgesloten in de diagram, hoeft u hier enkel op te klikken. U activeert de waarde weer door er opnieuw op te klikken. Daarnaast kunt u ook bij deze analyses inzoomen op een specifiek deel.

Om de gewenste resultaten te weergeven in uw analyses, kunt u de filterfunctie aan de linkerkant van de pagina gebruiken. Op deze manier kunt u bepaalde waardes uitsluiten en de analyses verder specificeren.

Geleidelijk zullen er meerdere menuonderdelen worden toegevoegd. Zoals het menuonderdeel ‘Productgroepenoverzicht’. Hier vindt u relevante informatie, specifiek voor een productgroep. Daarnaast zal het in de toekomst mogelijk worden om te benchmarken. Dit betekent dat u uw eigen spend kunt afzetten tegen de spend van vergelijkbare organisaties.

Maar voor nu ligt de focus nog op uw eigen spend.

2017-10-03T15:13:10+00:00 Tip van de expert|

Over de schrijver:

ProActive ontwikkelt purchase to pay oplossingen die organisaties grip geeft op hun uitgaven. Het gehele administratieve proces van inkoop tot betaling wordt zo efficiënt als mogelijk ingericht.

Laat een reactie achter