Wat is 3-weg-matching en wat zijn de voordelen?

Wat is 3-weg-matching en wat zijn de voordelen?

Met het digitaliseren van de factuurverwerking bespaart u al enorm veel tijd. Inkomende facturen gaan automatisch in de juiste volgorde langs budgethouders die akkoord moeten geven. En als dat te lang duurt, ontvangt de budgethouder automatisch een herinnering. In combinatie met de module Inkoop kunt u nog meer tijd besparen met 3-weg-matching.

Wat is 3-weg-matching

3-weg-matching is de afstemming tussen de drie belangrijkste momenten in het inkoopproces: de bestelling, de levering en de factuur. Het begint bij het digitaal vastleggen van een bestelorder. Vervolgens wordt de levering geregistreerd en wanneer de factuur binnenkomt, kan het systeem op zoek naar een match. Zodra deze is gemaakt, kunt u met een gerust hart de factuur betaalbaar stellen.

Voordelen van 3-weg-matching

Bij 3-weg-matching is er gegarandeerd een order aan de factuur vooraf gegaan en weet u ook zeker dat de order is geleverd. Weten dat u een kloppende factuur betaalt, is al een groot voordeel. Maar 3-weg-matching heeft er meerdere:

  1. De controle van facturen automatiseren: u hoeft zelf niet handmatig te checken of er een order aan de factuur is voorafgegaan en of de order daadwerkelijk is geleverd.
  2. Alleen de afwijkingen beoordelen: mocht er iets niet kloppen aan de factuur in combinatie met de order of levering, zijn dit de enige facturen die de budgethouder.
  3. Tijd besparen bij het verwerken van facturen: doordat de factuur wordt afgeboekt op een order, kan het systeem bepaalde gegevens overnemen die in het bestelproces al geregistreerd zijn.
3-weg-matching in ProActive

Alle organisaties die Factuurverwerking en Inkoop gebruiken, kunnen gebruikmaken van het onderdeel Matching binnen ProActive. In Inkoop worden de bestelling en de levering geregistreerd en in Factuurverwerking vindt het onderdeel Matching plaats nadat de factuur is binnengekomen.

Als u uw ProActive omgeving goed heeft ingesteld, hoeft u bijna niets meer te doen voor het matchen. In sommige gevallen hoeft u zelfs alleen de match te controleren. Het proces verloopt verder volledig automatisch.

Instellen begint met de leverancier. Koppel deze aan een crediteur en schakel de optie “automatisch goedkeuren” in. Dit zijn de inrichtingsvoorwaarden. Alleen dan kan ProActive factuurregels automatisch goedkeuren bij een match tussen de order, de levering en de factuur.

Naast de inrichtingsvoorwaarden zijn er functionele voorwaarden. Deze draaien voornamelijk om duidelijkheid. Onder de functionele voorwaarden vallen:

  • Een duidelijke factuur (het liefst XML formaat)
  • Een duidelijk leesbaar ordernummer op de factuur
  • Duidelijke crediteurgegevens op de factuur
  • Een crediteurenbestand dat op orde is
  • Zoveel mogelijk overeenkomsten tussen de factuur en order

Als u aan deze voorwaarden voldoet, staat ProActive ingericht in uw voordeel. U kunt in principe achterover leunen en het systeem het werk laten doen.

2017-06-27T10:46:27+00:00

Over de schrijver:

Na het achtereenvolgens afronden van een HBO opleiding "Digitale communicatie" aan de Hogeschool van Utrecht en een master Business Informatics aan de Universiteit Utrecht ben ik aan de slag gegaan als consultant bij ProActive. In deze functie probeer ik de brug te slaan tussen ICT en bedrijfsprocessen. Inmiddels ben ik werkzaam in de functie "Teamleider Consultancy" waarmee ik verantwoordelijk ben voor alle implementatieprojecten bij ProActive Software, de dagelijkse aansturing van de consultants, de ontwikkeling van het team en de toegepaste methodes. Daarnaast ben ik nauw betrokken bij het functioneel ontwerp van de software.

Laat een reactie achter